職能資格制度の見直し方｜必要なタイミングと進め方・注意点を解説

職能資格制度を見直す際は、制度を廃止するかどうかを先に決めるのではなく、等級・人事評価・昇格・賃金の仕組みが自社の人材戦略や実際の業務に合っているかを確認することが重要です。

勤続年数に応じた処遇が中心になっている、等級ごとの能力基準が曖昧、現在の仕事と等級が合っていないといった課題があれば、見直しを検討するタイミングといえます。

本記事では、職能資格制度の見直しが必要なサイン、現行制度の点検方法、具体的な改定手順、職務等級制度・役割等級制度との違い、移行時の注意点を解説します。

職能資格制度の見直しは等級・評価・賃金の不整合を確認することから始める

職能資格制度を見直す際は、等級の定義、評価基準、昇格条件、賃金との連動を点検し、どこに問題があるのかを明確にすることが重要です。制度自体に問題があるのか、運用方法に問題があるのかによって、必要な対応は異なります。

職能資格制度は、従業員の職務遂行能力を基準として等級を設定する人事制度です。能力の向上を人材育成や処遇に結び付けやすい一方、能力要件が曖昧だったり、昇格基準が不明確だったりすると、評価や処遇に対する納得感を得にくくなる可能性があります。

見直しでは、必ずしも制度を廃止する必要はありません。現行制度の等級定義や評価基準を改善する方法もあれば、職務等級制度や役割等級制度への移行を検討する方法もあります。

まずは現状の課題を把握し、自社が実現したい人材育成や処遇の方針に合った見直し方を選びましょう。

職能資格制度の見直しを検討すべき5つのサイン

職能資格制度の見直しを検討する際は、制度の名称や流行だけで判断せず、実際の運用に問題が生じていないかを確認します。代表的なサインは次の5つです。

1. 勤続年数や年齢に左右される運用になっている

職能資格制度では、職務遂行能力を基準に等級を決めます。しかし、運用が長期化するなかで、勤続年数や年齢が昇格の事実上の基準になっている場合があります。

経験を積むことで能力が高まることはありますが、勤続年数だけで能力を判断すると、実際の能力や担当業務との関係が曖昧になるおそれがあります。

昇格者の傾向や昇格要件の運用状況を確認し、能力を評価する仕組みが適切に機能しているかを点検しましょう。

2. 等級ごとの能力要件が曖昧になっている

等級ごとの能力要件が抽象的だと、評価者が異なる解釈で従業員を評価する可能性があります。「高い専門性がある」「主体的に行動できる」といった表現だけでは、どのような能力や行動が求められるのかを判断しにくい場合があります。

等級ごとに求める知識、技能、判断力、問題解決能力などを具体化し、等級間の違いを明確にすることが大切です。職種によって必要な能力が異なる場合は、その違いも考慮します。

3. 人事評価と昇格の判断に一貫性がない

評価結果と昇格判断の関係が明確でない場合、従業員が評価結果を受けても、次の等級に進むために何を改善すればよいのかわからないことがあります。

評価者によって判断が大きく異なる場合や、昇格の基準が十分に共有されていない場合は、評価項目や判断基準、昇格審査の運用を確認しましょう。

評価結果だけで昇格を決めるのか、一定期間の実績や能力要件の充足も確認するのかなど、判断方法を明確にすることが重要です。

4. 現在の仕事内容や責任と処遇が合っていない

従業員が担当する仕事や責任が変化しているにもかかわらず、等級や賃金が長期間見直されていない場合、実際の役割と処遇にずれが生じている可能性があります。

特に、高度な専門性を必要とする職種や、管理職以外でも大きな責任を担う職種では、従来の等級体系で適切に評価できているかを確認する必要があります。

ただし、仕事内容と等級が一致していないように見える場合でも、直ちに制度全体の変更が必要とは限りません。等級定義や職種別の評価基準を修正することで対応できる場合もあります。

5. 人材育成や人材戦略と制度が連動していない

人事制度は、能力評価や賃金決定だけでなく、人材育成や配置、キャリア形成とも関係します。

等級要件が研修や育成計画に反映されていない、専門人材のキャリアパスが明確でない、今後必要になる能力を評価できないといった状況があれば、制度の見直しを検討しましょう。

自社がどのような人材を育成し、どのような役割を担ってもらいたいのかを整理したうえで、等級制度との整合性を確認することが大切です。

職能資格制度の見直し前に4つの項目を点検する

見直しを始める前に、現行制度のどこに課題があるのかを整理しましょう。次の4項目を確認すると、改定の優先順位を決めやすくなります。

点検する際は、制度規程だけでなく、実際の評価結果や昇格履歴、賃金データも確認します。規程上は明確な基準があっても、現場で例外的な運用が常態化している場合があるためです。

また、課題が見つかった項目をすべて同時に変更する必要はありません。経営方針や人材育成への影響、従業員の処遇への影響を考慮し、優先順位を決めて対応しましょう。

職能資格制度を見直す5つの手順

職能資格制度の見直しは、課題の把握から改定後の検証まで、段階的に進めることが重要です。制度を変更すること自体を目的にせず、解決したい問題に応じて改定内容を決めましょう。

手順1. 見直しの目的と解決したい課題を明確にする

最初に、なぜ制度を見直すのかを明確にします。目的が曖昧なまま制度設計を始めると、等級や評価項目を変更すること自体が目的になり、実際の課題が解決されない可能性があります。

例えば、次のような目的が考えられます。

• 等級ごとの能力要件を明確にする
• 評価者による判断のばらつきを抑える
• 専門性や職種ごとの能力を適切に評価する
• 昇格条件とキャリア形成の関係を明確にする
• 人材育成方針と処遇制度の整合性を高める

目的を決める際は、経営層や人事責任者だけでなく、制度を運用する管理職の課題認識も確認すると、実務に即した改定方針を検討しやすくなります。

手順2. 人事データと現行制度の運用実態を確認する

次に、現行制度の実態をデータで把握します。等級別の従業員数、昇格履歴、評価結果、賃金分布などを確認し、制度上の想定と実際の運用にずれがないかを調べましょう。

例えば、特定の等級に従業員が集中している場合は、昇格条件が適切か、上位等級に求める能力が明確か、職種による違いが反映されているかなどを確認します。ただし、等級分布だけで制度の良し悪しを判断することはできません。

また、評価結果と昇格履歴、賃金の関係を確認することで、どの段階に課題があるのかを把握しやすくなります。分析に必要なデータが複数のファイルやシステムに分散している場合は、対象データや管理項目を整理することから始めましょう。

手順3. 現行制度を改善するか、別制度へ移行するか判断する

課題が明らかになったら、職能資格制度を維持・改善する方法と、職務等級制度や役割等級制度へ移行する方法を比較します。

能力を高めることを重視し、能力開発と等級を結び付けたい場合は、職能資格制度を維持したうえで能力要件や昇格条件を改善する方法が考えられます。

一方、担当する仕事の内容や重要度を処遇に反映したい場合は職務等級制度、担う役割や責任の大きさを基準にしたい場合は役割等級制度が選択肢になります。

ただし、どの制度が適切かは、職種構成、配置転換の頻度、専門人材の育成方針、賃金制度などによって異なります。制度の名称だけで判断せず、解決したい課題に合う仕組みを選びましょう。

制度変更を検討する際は、厚生労働省の「職務給について」も参考になります。職務給の導入に関するハンドブックや事例集が公開されています。

手順4. 等級・評価・昇格・賃金の改定案を作成する

制度の方向性を決めたら、具体的な改定案を作成します。等級の定義だけを変更しても、評価基準や賃金制度が従来のままでは、期待する運用につながらない可能性があります。

改定案では、次の項目を一体的に検討しましょう。

• 等級ごとの役割や能力要件
• 評価項目と評価基準
• 昇格・降格の条件と審査方法
• 等級と賃金の関係、昇給ルール
• 職種や専門性に応じた扱い
• 現行制度から新制度へ移行する際のルール

特に賃金制度を変更する場合は、従業員ごとの処遇への影響を試算することが重要です。制度変更によって賃金が上がる人・下がる人が生じる可能性を確認し、必要な経過措置や説明方法を検討します。

また、制度案を作成した段階で、経営層や管理職などの関係者と認識を合わせておくと、運用開始後の混乱を抑えやすくなります。

手順5. 影響を検証し、従業員への説明と運用を進める

制度案がまとまったら、改定による影響を確認し、運用開始に向けた準備を進めます。従業員にとっては、等級や評価、賃金の決まり方が変わる可能性があるため、変更の目的や判断基準を丁寧に説明することが大切です。

説明では、制度変更の背景だけでなく、従業員に求める能力や役割、評価の方法、昇格条件、処遇への影響も具体的に伝えます。管理職や評価者向けの説明・研修も行い、評価基準の解釈に差が生じないようにしましょう。

さらに、運用開始後も評価結果や昇格状況、従業員からの意見などを確認し、制度が当初の目的に沿って機能しているかを検証します。必要に応じて基準や運用方法を修正することも重要です。

就業規則や賃金規程などの変更が必要な場合は、変更内容に応じて必要な手続きを確認してください。労働条件の不利益変更など、法的な判断が関係する場合は、社会保険労務士や弁護士などの専門家にも相談しましょう。

職能資格制度・職務等級制度・役割等級制度の違い

職能資格制度の見直しでは、現行制度を改善するだけでなく、別の等級制度への移行を検討する場合もあります。主な違いは、等級を決める際に何を基準とするかです。

職能資格制度は、能力開発や長期的な人材育成を重視する企業にとって選択肢となります。一方、職務等級制度は仕事の内容や重要度、役割等級制度は担う役割や責任を基準に処遇を設計したい場合に検討できます。

ただし、これらは一般的な整理であり、各制度の運用方法は企業によって異なります。職能資格制度を維持しながら、職種別の基準を設けたり、特定の職種に別の仕組みを適用したりする方法も考えられます。

制度変更を検討する場合は、厚生労働省の「職務（役割）評価導入支援の進め方」も参考資料になります。制度の特徴を把握したうえで、自社の人材方針に合った仕組みを検討しましょう。

職能資格制度を見直す際の4つの注意点

1. 制度変更そのものを目的にしない

他社が職務等級制度や役割等級制度を採用しているからといって、自社も同じ制度に変更すべきとは限りません。現行制度の問題点を明らかにし、改善によって解決できるのか、制度そのものを変更する必要があるのかを見極めましょう。

2. 賃金や処遇への影響を事前に確認する

等級や賃金の仕組みを変更すると、従業員ごとの処遇に影響が生じる可能性があります。改定案を作成したら、現行制度と新制度を比較し、影響の範囲や程度を確認してください。必要な経過措置についても検討しましょう。

3. 評価者と従業員への説明を十分に行う

等級の定義や評価基準が変わっても、評価者が内容を理解していなければ、運用にばらつきが生じるおそれがあります。評価者向けの説明や研修を行うとともに、従業員にも制度変更の目的と判断基準を伝えることが重要です。

4. 改定後も定期的に運用状況を確認する

制度は導入して終わりではありません。評価結果や昇格状況、処遇への影響などを確認し、当初の目的に沿った運用ができているかを検証します。問題が見つかった場合は、等級定義や評価基準、運用ルールの改善を検討しましょう。

人事情報の管理や評価業務の見直しにはシステム活用も選択肢

職能資格制度の見直しでは、等級や評価、昇格、賃金に関する情報を整理し、制度改定の判断材料をそろえる必要があります。人事データが複数のExcelファイルやシステムに分散している場合は、必要な情報を収集・集計するための作業負担が課題になることもあります。

こうした課題に対しては、管理項目やデータの整備に加え、人事情報を一元管理できる仕組みを検討する方法があります。

HRオートメーションシステム「サイレコ」は、組織人事情報を蓄積し、経営情報としての活用を支援するクラウド型人事管理システムです。

公式サイトでは、従業員情報の管理、管理項目のカスタマイズ、組織構成の履歴検索、人事評価業務の効率化などの機能が紹介されています。人事制度の見直しに必要な情報の管理や、評価業務の運用を整える際に、選択肢の一つとして検討できます。

なお、システムを導入するだけで適切な等級や賃金が自動的に決まるわけではありません。制度の設計や改定方針は自社で検討し、必要な情報を適切に管理・活用できる仕組みを整えることが大切です。

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職能資格制度の見直しでよくある質問

職能資格制度は廃止したほうがよいですか？

一律に廃止すべきとはいえません。現行制度の課題が等級定義や評価基準の曖昧さにある場合は、制度を維持したまま改善できる可能性があります。職務や役割と処遇の関係をより明確にしたい場合は、別制度への移行も含めて検討しましょう。

職能資格制度を見直すと賃金は下がりますか？

改定内容によって異なります。等級定義や評価基準の変更が賃金に影響する場合もあれば、賃金制度を維持して評価運用だけを改善する場合もあります。改定前に個人別の処遇への影響を試算し、必要な対応を検討してください。

職能資格制度の見直しにはどのくらいの期間が必要ですか？

見直しの範囲や企業規模、データ整備の状況、関係者との調整、規程改定の有無などによって異なります。一律の期間を設定するのではなく、現状分析、制度設計、影響検証、社内説明、運用開始の各段階に必要な作業を整理して計画を立てましょう。

まとめ：現行制度の課題を明確にし、自社に合う見直し方針を決めよう

職能資格制度の見直しでは、制度の廃止や他制度への移行を先に決めるのではなく、等級・評価・昇格・賃金の仕組みにどのような課題があるかを把握することが重要です。

まずは現行制度の規程や人事データを確認し、解決したい課題を明確にしましょう。そのうえで、現行制度の改善、職務等級制度・役割等級制度への移行、制度の併用などを比較し、自社の人材戦略に合った方法を選びます。

改定にあたっては、処遇への影響を事前に検証し、評価者や従業員への説明を十分に行うことも欠かせません。運用開始後も定期的に効果を検証し、必要に応じて制度を改善していきましょう。

参考資料

• 厚生労働省：職務給について
• 厚生労働省：職務（役割）評価導入支援の進め方（PDF）
• 厚生労働省：職務給導入ハンドブック（PDF）
• サイレコ公式サイト
• サイレコ：機能紹介
• サイレコ：料金プラン
• サイレコ：導入事例