労務管理DXとは、紙やExcelなどで行っている労務業務をデジタル化するだけでなく、情報の管理方法や申請・承認などの業務プロセスそのものを見直す取り組みです。
労務管理DXを進める際は、いきなりシステムを導入するのではなく、まず現在の業務を洗い出し、手作業や二重入力、属人化している業務を整理することが重要です。そのうえで、従業員情報の一元管理、申請・承認のワークフロー、アラート、外部システムとの連携など、自社の課題に合った仕組みを選びます。
この記事では、労務管理DXの意味や対象となる業務、具体的な進め方、システム選定時のチェックポイント、導入時の注意点まで解説します。
この記事のポイント
- 労務管理DXは、単なるペーパーレス化ではなく業務プロセスの見直しまで含む
- まずは紙・Excel・二重入力・属人化している業務を洗い出す
- システムは「必要な機能」と「既存システムとの連携」を確認して選ぶ
- 人事・労務情報を扱うため、セキュリティや権限管理も確認する
- サイレコでは従業員情報の一元管理、申請・承認、アラートなどの機能を活用できる
労務管理DXとは、労務業務のデジタル化と業務プロセスの見直しを進める取り組み
労務管理DXとは、労務に関する情報や業務をデジタル技術によって効率化し、これまでの業務プロセスそのものを見直していく取り組みです。
たとえば、紙の申請書をPDFに置き換えるだけでは、必ずしも業務全体が効率化されるとは限りません。申請後に担当者が内容を確認して別のExcelへ入力し、さらに別のシステムへ転記しているのであれば、手作業は残ります。
労務管理DXでは、こうした業務の流れを整理したうえで、情報をできるだけ一元管理し、申請・承認や通知、データ更新などをデジタル上でつなげていくことが重要です。
労務管理DXと単なる電子化・IT化の違い
「紙を電子化する」「Excelをクラウドに置き換える」といった取り組みは、労務管理DXの一部として考えられます。ただし、それだけで業務プロセス全体が変わるわけではありません。
| 取り組み | 主な内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 電子化 | 紙の書類を電子データにする | 保管や検索方法を改善する |
| IT化 | ソフトウェアやシステムを利用する | 手作業を効率化する |
| DX | デジタル技術を使って業務プロセスを見直す | 情報や業務の流れそのものを変える |
たとえば、従業員からの情報変更を紙で受け取り、担当者がExcelと複数のシステムへ入力している場合を考えてみましょう。
この場合、単に紙をPDFにするだけでは、担当者による転記作業は残ります。一方、従業員による情報更新、申請・承認、情報の反映までをデジタル化できれば、業務フローそのものを見直せます。
そのため、労務管理DXでは「どのシステムを導入するか」より先に、「現在どのような業務を行い、どこに手作業が残っているか」を確認することが重要です。
労務管理DXで目指す状態
労務管理DXを進める際は、単に「紙をなくす」ことを目標にするのではなく、次のような状態を目指すと整理しやすくなります。
- 従業員情報を必要な担当者が確認しやすい
- 同じ情報を何度も入力・転記する作業が少ない
- 申請や承認の進捗を確認しやすい
- 担当者の記憶や個人管理に依存する業務を減らせる
- 期限や更新が必要な情報を確認しやすい
- 蓄積した人事・労務情報を集計・分析しやすい
こうした状態を実現するには、システム導入だけでなく、業務ルールやデータ管理方法も合わせて見直す必要があります。
労務管理DXの対象になる主な業務
労務管理DXの対象は、特定の一業務に限られません。従業員情報の管理や申請・承認、各種情報の更新、期限管理など、手作業が多い業務から優先的に見直すと進めやすくなります。
| 業務 | 従来の課題 | DXで見直すポイント |
|---|---|---|
| 従業員情報管理 | 紙・Excelなどに情報が分散する | 情報を一元管理する |
| 情報変更申請 | 紙・メールで申請する | 申請・承認をワークフロー化する |
| 情報更新 | 複数のファイルやシステムへ転記する | 入力・登録方法を整理する |
| 期限管理 | 担当者が個別に確認する | アラートや通知を活用する |
| データ集計 | Excelなどで手作業で集計する | 蓄積した情報を集計・可視化する |
| システム連携 | 複数システムへ同じ情報を入力する | 連携方法を確認して二重入力を減らす |
従業員情報の登録・変更・管理
労務業務では、従業員の基本情報だけでなく、所属、雇用に関する情報、資格や各種管理項目など、継続的に更新する情報が発生します。
これらを複数のExcelファイルや紙で管理していると、最新情報がどこにあるのか分からなくなったり、同じ情報を複数回更新したりする負担が生じます。
そのため、労務管理DXでは、まず「どの情報を」「誰が」「どのタイミングで」「どの場所で管理するのか」を整理することが重要です。
入退社・各種申請・承認
従業員情報の変更や各種申請では、従業員から担当者への申請、上長による確認、人事・労務担当者による処理など、複数の工程が発生する場合があります。
紙やメールを中心とした運用では、申請状況を個別に確認したり、承認後に別のファイルへ転記したりする作業が発生することがあります。
ワークフローを活用して申請・承認の流れを整理すれば、誰がどの情報を確認するのかを明確にしやすくなります。
勤怠・給与関連情報との連携
労務管理では、勤怠管理や給与計算など、複数のシステムを利用するケースがあります。
ここで重要なのは、すべての業務を一つのシステムに集約することではありません。それぞれのシステムの役割を整理し、どの情報をどこで管理するのか、またどのような方法で連携するのかを決めることです。
システムを選定する際は、「連携できるか」だけでなく、対象となる情報や連携方法、データ形式なども確認しましょう。
アラート・期限管理
資格や証明書など、更新時期や期限の確認が必要な情報を担当者が記憶だけで管理すると、確認漏れにつながる可能性があります。
そのため、労務管理DXでは、期限がある情報を整理し、必要に応じてアラートや通知を活用できる仕組みを検討します。
労務管理DXで期待できる業務上の変化
労務管理DXによって期待できる変化は、単純な作業時間の短縮だけではありません。情報の管理方法や業務フローを見直すことで、情報を探す・転記する・確認するといった日常的な作業を減らし、業務を標準化しやすくなります。
紙・Excelによる管理を見直せる
紙やExcelは、規模や業務内容によっては有効な管理方法です。一方で、従業員数や管理する情報が増えると、ファイルが複数に分かれたり、更新担当者が限定されたりすることがあります。
労務管理DXでは、現在の管理方法を否定するのではなく、「どの情報をどこで管理するのが適切か」を整理することから始めます。
二重入力・転記作業を減らせる
同じ従業員情報を複数のシステムやExcelへ入力している場合、入力作業そのものが負担になるだけでなく、入力内容の不一致が発生する可能性があります。
そこで、情報の登録元や更新ルールを決め、可能な範囲でシステム間の連携や一括登録などを活用します。
ただし、すべてのシステムが同じ方法で連携できるとは限らないため、導入前に具体的な連携方式を確認することが重要です。
担当者に集中している業務を標準化できる
「この業務は担当者しか分からない」「担当者が不在になると処理できない」という状態は、業務の属人化につながります。
労務管理DXでは、担当者の経験や記憶だけに依存するのではなく、申請・承認のルール、データの管理場所、更新方法などを明文化し、システム上の業務フローへ反映していくことが重要です。
労務管理DXを進める5つのステップ
労務管理DXは、システムを先に決めるのではなく、現在の業務を整理してから必要な仕組みを選ぶと進めやすくなります。
労務管理DXの基本的な進め方
- 労務業務を棚卸しする
- 手作業・二重入力・属人化を洗い出す
- デジタル化する業務の優先順位を決める
- 必要な機能とシステム連携を整理する
- 運用ルールを整えて効果を確認する
1. 労務業務を棚卸しする
まず、現在行っている労務業務を一覧にします。
たとえば、次の項目を整理すると、どこに改善余地があるのか把握しやすくなります。
- 業務名
- 担当部署・担当者
- 処理する頻度
- 使用しているファイル・システム
- 申請者・承認者
- 他のシステムとのデータ連携の有無
- 手作業・転記の有無
- ミスや確認漏れが発生しやすい箇所
「労務管理に関する業務」と一括りにせず、実際の作業単位まで分解することがポイントです。
2. 手作業・二重入力・属人化を洗い出す
業務を棚卸ししたら、特に負担が大きい部分を分類します。
| 課題 | 確認するポイント |
|---|---|
| 手作業 | 毎回同じ入力・確認を繰り返していないか |
| 二重入力 | 同じ情報を複数の場所へ入力していないか |
| 属人化 | 特定の担当者しか処理できない業務がないか |
| 情報分散 | 最新情報がどこにあるか分かりにくくなっていないか |
| 確認漏れ | 期限や更新時期を担当者の記憶に頼っていないか |
すべてを一度にシステム化する必要はありません。まずは負担が大きい業務や、改善による影響が大きい業務を特定します。
3. デジタル化する業務の優先順位を決める
次に、どの業務からDXを進めるか決めます。
優先順位を考える際は、次のような観点が役立ちます。
- 処理頻度が高いか
- 手作業が多いか
- 複数の担当者が関わるか
- 転記や確認作業が多いか
- ミスや漏れが発生した場合の影響が大きいか
- 他の業務やシステムとの関連が強いか
たとえば、毎月繰り返している定型業務は、デジタル化による効果を検討しやすい領域です。
4. 必要な機能とシステム連携を整理する
優先する業務が決まったら、必要な機能を整理します。
この段階で初めて具体的なシステムを比較します。
- 従業員情報を一元管理できるか
- 管理項目を自社に合わせて設定できるか
- 申請・承認をワークフロー化できるか
- アラート・通知に対応しているか
- 既存システムと連携できるか
- データを一括登録・更新できるか
- 必要な権限管理ができるか
- 導入時のサポートを受けられるか
特に重要なのは、機能一覧だけを見るのではなく、「現在の業務をどのように変えるのか」まで確認することです。
5. 運用ルールを整えて効果を確認する
システムを導入した後は、運用ルールを整えます。
たとえば、次の項目を決めておきます。
- 誰が情報を登録・更新するのか
- どの情報を誰が確認できるのか
- 申請・承認の流れをどうするのか
- 情報の更新期限をどう設定するのか
- 従業員にどのように利用方法を周知するのか
- 導入後に何を指標として見直すのか
労務管理DXはシステムを導入した時点で完了するものではありません。実際の利用状況を確認し、必要に応じて業務フローや運用ルールを改善していくことが重要です。
労務管理DXのシステムを選ぶときの6つのチェックポイント
労務管理DXに利用するシステムを比較する際は、機能数だけで判断するのではなく、自社の業務との適合性を確認しましょう。
1. 必要な労務業務をどこまでカバーできるか
まず、自社がDX化したい業務に必要な機能があるかを確認します。
「多機能なシステムだからよい」とは限りません。自社で使わない機能が多いことより、必要な業務を無理なく運用できることが重要です。
2. 従業員情報を一元管理できるか
労務管理DXでは、従業員情報が複数の場所に分散している状態をどう改善するかが重要です。
確認する項目としては、管理できる情報の範囲、管理項目のカスタマイズ、情報更新の方法、過去情報の管理などがあります。
3. ワークフロー・申請承認に対応しているか
紙やメールで行っている申請・承認をデジタル化したい場合は、ワークフロー機能を確認します。
単に申請できるかだけでなく、誰が承認するのか、申請後にどのように情報を管理するのかまで確認すると、導入後の運用をイメージしやすくなります。
4. 外部システムと連携できるか
勤怠管理、給与計算など、既存のシステムを利用している場合は、連携方法を確認します。
確認すべきなのは「連携可能」という表記だけではありません。対象となるシステム、連携対象データ、連携方式、CSVなどによる一括登録の可否などを確認しましょう。
5. セキュリティ・権限管理を確認する
労務管理では、従業員の個人情報などを扱います。そのため、システムの利便性だけでなく、安全管理についても確認が必要です。
個人情報保護委員会は、個人データについて、漏えい・滅失・毀損の防止などのために必要かつ適切な安全管理措置を講じる必要があるとしています。また、具体的な措置は、事業規模や取り扱う個人データの性質・量などのリスクに応じて判断する考え方が示されています。
システム選定時には、少なくとも次のような項目を確認しましょう。
- アクセス権限の設定
- 利用者の認証方法
- 通信やデータの保護
- 不正アクセス対策
- 委託先・クラウドサービス事業者との関係
- 個人情報の取り扱いに関する説明
なお、クラウド型の人事・労務管理サービスを利用する場合について、個人情報保護委員会も安全管理措置や委託先の監督等に関する注意喚起を公表しています。
6. 導入・運用サポートを確認する
システムの導入では、初期設定だけでなく、既存データの整理、運用ルールの設定、従業員への周知なども必要になります。
そのため、導入支援の範囲やサポート体制も比較項目に含めましょう。
労務管理DXを進める際の3つの注意点
システム導入だけを目的にしない
労務管理DXで重要なのは、システムを導入することではなく、業務上の課題を解決することです。
先にシステムを決めてしまうと、現在の業務をそのまま新しいシステムへ置き換えるだけになり、不要な作業が残ってしまう可能性があります。
「何を効率化したいのか」「どの業務をなくしたいのか」「どの情報を一元化したいのか」を先に整理しましょう。
すべての業務を一度に変えようとしない
労務業務には、従業員情報管理、申請、勤怠、給与、社会保険関連など、さまざまな業務があります。
これらを一度に変更しようとすると、現場への負担が大きくなる可能性があります。
まずは課題が明確で、定型的な作業が多い業務から着手し、運用状況を確認しながら対象範囲を広げる方法も検討しましょう。
人事・労務データの権限と安全管理を確認する
労務管理DXでは、情報をデジタル化するほど、誰がどの情報へアクセスできるのかを適切に管理することが重要になります。
個人情報保護委員会のガイドラインでは、技術的安全管理措置として、担当者や取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するアクセス制御、アクセス者の識別・認証、不正アクセス等の防止などが示されています。
そのため、システム選定では機能や料金だけでなく、権限設定やセキュリティに関する仕様も確認しましょう。
サイレコで労務管理DXを進める場合に確認したい機能
労務管理DXを進めるためのシステムにはさまざまな選択肢があります。その中で、サイレコは組織人事の情報を蓄積し、経営情報としての活用を支援するクラウド型人事管理システムです。
労務管理DXの観点では、特に「情報の一元管理」「申請・承認」「アラート」「システム連携」などの機能を確認できます。
従業員情報を一元管理する
サイレコでは、従業員管理の項目を自社に合わせてカスタマイズできるほか、情報の一括入力などにも対応しています。
従業員情報を一元管理することで、複数のファイルに分散していた情報をまとめて管理する方法を検討できます。
ただし、実際にどの情報を管理するか、誰が更新するかといった運用ルールは企業側で整理する必要があります。
申請・承認をワークフロー化する
サイレコには、申請承認管理のワークフロー機能があり、各種申請や情報の修正・変更などをシステム上で管理できます。
紙やメールを中心とした申請業務を見直す際には、自社の申請・承認フローをどのようにシステムへ移行するかを検討できます。
アラートやお知らせを活用する
サイレコには、各種アラート設定やお知らせ掲示板の機能があります。
期限管理など、担当者が個別に確認している業務について、どの情報をいつ確認するのかを整理したうえで、アラート機能を活用する方法があります。
実際の導入事例では、株式会社ビジネスサポートが、管理項目のカスタマイズやアラート機能を活用し、情報の取りこぼしを減らす取り組みを行っています。これは同社における活用事例であり、すべての企業で同じ効果が得られることを示すものではありません。
他システムとの連携を確認する
労務管理DXでは、すでに利用している勤怠管理や給与関連のシステムなどとの役割分担も重要です。
サイレコでは、複数のシステムで管理している情報をCSVファイルで一括登録できる機能などが公式に掲載されています。
既存システムとの具体的な連携可否や方法は、利用しているサービスや契約内容によって確認が必要です。
労務管理DXの導入事例から見る業務改善のポイント
サイレコの公式導入事例では、労務・人事情報の一元管理や申請・手続きのペーパーレス化、システム連携などを課題として導入した企業の事例が掲載されています。
たとえば、株式会社タカヤでは、属人化していた給与計算や労務業務、入退社に関する書類管理などを課題として、サイレコを含む複数のサービス導入を進めています。
また、シェアフル株式会社では、勤怠・健康診断・研修などの情報が複数のシステムやスプレッドシートに分散していた状態から、サイレコへの情報集約やアラート、ワークフローなどを活用しています。同社では、労務関連の定型業務について毎月3時間ほどの時間削減につながったと紹介されています。
この数値はシェアフル株式会社の導入事例における結果であり、他社でも同じ効果が得られることを保証するものではありません。
労務管理DXのシステム選定チェックリスト
最後に、実際にシステムを比較するときの確認項目を整理します。
| チェック項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 業務範囲 | DX化したい業務に対応しているか |
| 従業員情報 | 必要な情報を一元管理できるか |
| 管理項目 | 自社に合わせて設定できるか |
| 申請・承認 | ワークフローに対応しているか |
| アラート | 期限や確認事項を通知できるか |
| システム連携 | 既存システムとの連携方法を確認できるか |
| データ移行 | 現在のデータを移行できるか |
| 権限管理 | 利用者ごとにアクセス範囲を設定できるか |
| セキュリティ | 人事・労務情報を扱うための対策を確認できるか |
| サポート | 導入・初期設定・運用時の支援を確認できるか |
| 料金 | 初期費用・月額費用・オプション等を確認したか |
労務管理DXに関するよくある質問
労務管理DXと人事DXは何が違いますか？
人事DXが人事領域全体のデジタル化・業務改革を指すのに対し、労務管理DXはその中でも労務に関する業務や情報管理、申請・承認などを対象とした取り組みとして整理できます。
ただし、実際の業務では人事・労務・勤怠・給与などが連動しているため、部門ごとに完全に切り離して考えるのではなく、業務間のデータの流れまで確認することが重要です。
労務管理DXはシステムを導入すれば実現できますか？
いいえ。システム導入だけで労務管理DXが完了するわけではありません。
現在の業務を洗い出し、不要な作業や二重入力を整理したうえで、必要な機能を選び、導入後の運用ルールまで整えることが重要です。
労務管理DXでは何から始めればよいですか？
まずは、紙・Excel・メールなどで行っている労務業務を洗い出しましょう。
その中から、手作業が多い業務、二重入力が発生している業務、担当者に属人化している業務、確認漏れが起きやすい業務を整理し、優先順位を決めます。
まとめ｜労務管理DXは業務整理から始め、必要な範囲を段階的にデジタル化する
労務管理DXは、単に紙の書類を電子化したり、新しいシステムを導入したりすることだけを意味するものではありません。
現在の労務業務を見直し、情報の管理方法や申請・承認、確認、データ連携などの業務プロセスをより効率的な形へ変えていくことが重要です。
進める際は、次の5つのステップを基本に考えると整理しやすくなります。
- 労務業務を棚卸しする
- 手作業・二重入力・属人化を洗い出す
- デジタル化する業務の優先順位を決める
- 必要な機能とシステム連携を整理する
- 運用ルールを整えて効果を確認する
また、労務情報には従業員の個人情報が含まれるため、システムの機能や料金だけでなく、アクセス権限やセキュリティ、データの取り扱いについても確認する必要があります。
人事・労務情報を一元管理しながら、申請・承認やアラートなどの業務も効率化したい場合は、サイレコの機能や導入事例を確認してみるのも一つの方法です。
労務管理DXを検討している方へ
サイレコでは、従業員情報の一元管理、申請・承認のワークフロー、アラート、組織情報の管理、人事データの集計・可視化など、人事・労務業務の効率化に活用できる機能を提供しています。
自社の労務業務をどこからデジタル化するか整理したうえで、必要な機能や導入事例をご確認ください。
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