従業員情報の管理が紙ベースになっていることが課題でした。例えば、履歴書などの入社に関する書類や契約書類など、一人ずつファイルで小分けに保管していて、それが何百人分と膨大になっていたんです。特に当社の場合、運転免許証のコピーや履歴などの管理も行うため、細かな資料もかさむ一方でした。

また、ワークフローに関してもテンプレートに書き込んでもらったものをメールでやりとりするアナログ方式。こうした煩雑な人事業務にかかる手間や時間を解決したかったんです。

まず、画面の中が非常に整頓されていて見やすかったことが好印象でした。項目も自由にカスタマイズでき、タブをつくる操作などもわかりやすく、希望通りの管理ができると思ったのが決め手です。

加えて、１アカウントの利用料が導入しやすい価格だったことも、こういったシステムの導入自体はじめてだった当社としては安心材料の一つでした。

当社には60代、70代のドライバーも多く、システムの導入には多少不安がありましたが、意外にも使い方の問い合わせはほとんどなく、思ったよりスムーズに展開することができて驚いています。

一方で、管理部の方はこれまでの作業手順に慣れていたこともあり、システムの導入には懐疑的な声もあがっていました。ですが、思いのほか使いやすいことがわかると一気に理解がすすみ、こちらも順調に切り替えていけました。アラート機能のおかげで重要情報の見落としがなくなりました。

今はまだ、基本情報の管理と簡単なワークフローしか活用できていませんが、それでも以前までの煩雑な作業がかなり減ったのを実感しています。サイレコは自分たちが管理したい項目をカスタマイズできるので、把握しておきたい情報の取りこぼしがほとんどありません。当社の場合、営業所ごとに異なる労働条件や勤怠状況などを細かく設定できたおかげで、情報の整理や資料作成が楽になりました。また、アラート機能を使って運転免許証の更新時期を知らせることができるのも便利ですね。管理者もドライバー本人も、更新時期を見落とすことがなくなり安心しています。従業員に関する情報は本社の担当部署に集約するという管理体制がはっきりし、各営業所はその他の業務に集中できるようになったのも大きな変化です。

期待以上に初期導入がスムーズにいったものですから、今後も徐々にワークフローの種類を増やすなどして、ゆくゆくは紙での管理をなくすのが目標です。サイレコは、これまで手間だけど当たり前だと思っていた業務を「もっと効率化できるんじゃないか」と考え直すきっかけをくれたと思います。

我々と同じように、他拠点に展開している企業や特殊な管理項目を持つ企業、はじめてシステム化に取り組む企業などには、特におすすめしたいシステムです。

私たちの事業はドライバーが要となりますので、現場で働く一人ひとりとの接点をもっと増やしていきたいと考えています。今回サイレコを導入したことにより、定型業務を自動化できることがわかったので、削減できた時間を「人」にしかできない業務に充てていくのが目標です。また、人事以外に関してもIT化をすすめている最中ですので、効率化につながるDXを推進していきたいと思います。