源泉徴収票とは？記載項目・交付期限・企業の対応をわかりやすく解説

源泉徴収票とは、企業などの給与支払者が、1年間に支払った給与額や源泉徴収税額、各種控除などを記載して従業員へ交付する法定調書です。

給与所得の源泉徴収票は、原則としてすべての給与受給者へ翌年1月31日までに交付します。年の途中で退職した従業員には、退職後1か月以内の交付が必要です。

本記事では、源泉徴収票から分かること、年末調整や給与明細との違い、企業が確認すべき交付期限、電子交付の条件、紛失・記載誤りへの対応を解説します。

※本記事は2026年8月7日時点の情報を基に作成しています。実際の作成・交付時には、対象年分の国税庁の様式や手引を確認してください。

源泉徴収票とは年間の給与と所得税などを記載する法定調書

給与所得の源泉徴収票とは、給与等の支払者が、従業員に支払った1年間の給与・賞与や源泉徴収した所得税および復興特別所得税、適用した所得控除などを記載する書類です。

所得税法第226条に基づく法定調書であり、企業は給与を支払った受給者について源泉徴収票を作成し、期限までに交付する必要があります。

源泉徴収票は、従業員にとって次のような場面で必要になります。

• 転職先で年末調整を受けるとき
• 確定申告をするとき
• 所得や収入を証明するとき
• 住宅ローンなどの申し込みをするとき
• 行政手続きで収入状況の確認を求められたとき

源泉徴収票には、企業が従業員へ交付する「受給者交付用」と、一定の条件に該当する場合に税務署へ提出するものがあります。両者ではマイナンバーの取り扱いが異なります。

税務署へ提出する源泉徴収票には受給者のマイナンバーなどを記載しますが、従業員へ交付する源泉徴収票にはマイナンバーおよび法人番号を記載しません。詳しくは、国税庁「給与所得の源泉徴収票の提出範囲と提出枚数等」を確認してください。

源泉徴収票には3つの種類がある

源泉徴収票は、対象となる所得によって主に次の3種類に分かれます。

種類	主な対象	主な内容
給与所得の源泉徴収票	給与や賞与を受け取った従業員など	支払った給与・賞与、源泉徴収税額、所得控除など
退職所得の源泉徴収票	退職手当などを受け取った人	退職手当等の金額、源泉徴収税額、勤続年数など
公的年金等の源泉徴収票	老齢年金などを受け取った人	支払われた年金額、源泉徴収税額など

企業の人事・労務実務で通常扱うのは、給与所得の源泉徴収票です。本記事でも、特に断りがない限り給与所得の源泉徴収票について説明します。

源泉徴収票と年末調整・給与明細・支払調書は目的が異なる

源泉徴収票と混同されやすいものとして、年末調整、給与明細、支払調書があります。

種類	位置付け・目的	対象期間	主な内容
源泉徴収票	年間の給与や源泉徴収税額などを記載する法定調書	原則1年間	給与・賞与、給与所得控除後の金額、所得控除、源泉徴収税額など
年末調整	源泉徴収した税額と本来納める年税額との差額を精算する手続き	1年間	年税額の計算、過不足額の精算
給与明細	給与の支給額や控除額を支給ごとに知らせる書類	通常1か月または支給単位	基本給、手当、控除、差引支給額など
支払調書	報酬や料金などの支払内容を税務署へ報告する法定調書	原則1年間	支払金額、源泉徴収税額など

年末調整は税額を精算する手続き

給与支払者は、給与を支給する際に所得税および復興特別所得税を源泉徴収します。しかし、毎月の給与から徴収した税額の合計が、その従業員の年間の税額と一致するとは限りません。

そこで、1年間に源泉徴収した税額と本来納める年税額との差額を精算するのが年末調整です。

源泉徴収票は年末調整そのものではなく、年末調整の結果を含む年間の給与・税額情報を記載した書類です。なお、年末調整の対象にならなかった従業員についても、給与を支払った場合は源泉徴収票を交付します。

年末調整の対象者や計算方法は、国税庁「年末調整がよくわかるページ」で確認できます。

給与明細は支給ごと、源泉徴収票は年単位の情報を示す

給与明細には、通常、月ごとの基本給、手当、社会保険料、税金、差引支給額などが記載されます。一方、源泉徴収票には1年間の給与・賞与や源泉徴収税額などがまとめられています。

給与明細を合計した金額と源泉徴収票の支払金額が一致しない場合は、非課税通勤手当などが給与明細の総支給額に含まれていないか確認しましょう。

また、源泉徴収票には一般的な給与明細のような「手取り額」の記載欄はありません。手取り額を確認する場合は、給与明細や振込記録などを確認する必要があります。

支払調書は給与以外の報酬などに使われる

支払調書は、税理士や弁護士への報酬、原稿料、講演料、不動産の使用料など、法令で定められた支払いについて税務署へ提出する書類です。

例えば、弁護士へ従業員として給与を支払っている場合と、業務委託による報酬を支払っている場合とでは、使用する法定調書が異なることがあります。

また、支払調書は、すべての場合に支払いを受けた本人への交付が義務付けられているわけではありません。源泉徴収票と支払調書を同じものとして扱わないよう注意が必要です。

源泉徴収票で確認する主な4項目

給与所得の源泉徴収票には、給与・賞与の支払額だけでなく、所得税の計算に関係する複数の情報が記載されています。

特に確認したいのは次の4項目です。

項目	記載される内容	確認時のポイント
支払金額	その勤務先が1年間に支払った給与・賞与の合計額	一般に年収を確認する欄として使われる
給与所得控除後の金額	支払金額から給与所得控除等を反映した後の金額	年末調整をしていない場合は記載されないことがある
所得控除の額の合計額	年末調整で適用した所得控除の合計額	社会保険料控除、基礎控除などが関係する
源泉徴収税額	年間の給与について徴収された所得税および復興特別所得税の額	年末調整済みかどうかで読み方が異なる

実際の記載欄や記載方法は税制改正によって変わる可能性があります。作成時には、国税庁が公開する最新様式と対象年分の作成・提出の手引を使用してください。

支払金額はその勤務先が支払った給与・賞与の合計額

「支払金額」には、原則としてその年の1月1日から12月31日までに支払いが確定した給与や賞与の合計額が記載されます。一般には、その勤務先における年収を確認する欄として使われます。

ただし、一定の非課税通勤手当などは含まれません。そのため、毎月の給与明細に記載された総支給額を単純に合計した金額と一致しない場合があります。

年の途中で入社した従業員について、前職分の給与を含めて年末調整した場合は、前職の支払金額や源泉徴収税額なども合算されます。摘要欄を含め、対象年分の記載要領に沿って作成することが重要です。

給与所得控除後の金額は給与収入と同じではない

「給与所得控除後の金額」は、給与・賞与の総額である支払金額とは異なります。給与所得者に適用される給与所得控除などを反映した後の金額です。

所得税は、支払金額にそのまま税率を掛けて計算するものではありません。給与所得控除後の金額から、さらに所得控除などを差し引いて課税対象となる金額を求めます。

なお、年末調整をしていない従業員の源泉徴収票では、この欄や「所得控除の額の合計額」が空欄になることがあります。

所得控除の額の合計額には年末調整で適用した控除が反映される

「所得控除の額の合計額」には、年末調整で適用された基礎控除、配偶者控除、扶養控除、社会保険料控除、生命保険料控除などの合計額が記載されます。

各控除の内訳は、源泉徴収票の別の欄や摘要欄にも記載されます。従業員から「提出した控除申告書の内容が反映されていない」と問い合わせがあった場合は、申告書の提出状況、証明書類、年末調整データと源泉徴収票の各欄を照合しましょう。

源泉徴収税額は年間に徴収された所得税等の額を示す

「源泉徴収税額」には、その勤務先が給与から徴収した所得税および復興特別所得税の額が記載されます。

年末調整を行った従業員の場合は、年末調整による過不足の精算を反映した金額です。年末調整の対象外だった場合や年の途中で退職した場合は、給与支給時に源泉徴収した税額が記載され、最終的な税額は確定申告などで精算されることがあります。

この欄は住民税額を示すものではありません。住民税は給与所得の源泉徴収票とは別の仕組みで計算・通知されます。

源泉徴収票は原則すべての給与受給者へ期限内に交付する

給与支払者は、税務署への提出対象になるかどうかにかかわらず、給与を支払ったすべての受給者について源泉徴収票を作成し、交付しなければなりません。

パートタイマーやアルバイトなども、雇用形態だけを理由に交付対象外にはなりません。また、国税庁は「すべての受給者」には、日本国内に住所があるか、1年以上居所がある居住者である外国人従業員も含まれると案内しています。

非居住者へ支払った給与等については使用する法定調書が異なる場合があるため、個別に確認が必要です。

在職者には原則として翌年1月31日までに交付する

給与所得の源泉徴収票は、原則として給与の支払いが確定した年の翌年1月31日までに、受給者へ交付します。

例えば、2026年中に支払った給与に関する源泉徴収票は、原則として2027年1月31日までに交付することになります。ただし、期限が休日に当たる場合などもあるため、実際の日付は対象年分の国税庁の案内で確認してください。

企業では、年末調整の完了後に作成し、12月分の給与明細や翌年1月分の給与明細と併せて交付するケースがあります。ただし、社内の通常スケジュールにかかわらず、法定の期限を超えないよう管理する必要があります。

中途退職者には退職後1か月以内に交付する

年の途中で退職した従業員には、退職日以後1か月以内に給与所得の源泉徴収票を交付します。

中途退職者は、転職先で年末調整を受ける際に前職の源泉徴収票が必要になることがあります。交付が遅れると、転職先の年末調整に間に合わず、本人が確定申告を行わなければならなくなる可能性があります。

人事・労務担当者は、退職手続きのチェックリストに源泉徴収票の作成・交付を組み込み、最終給与の確定時期も踏まえて期限を管理しましょう。

税務署への提出対象と従業員への交付対象は一致しない

源泉徴収票は、すべての給与受給者に交付する必要があります。一方、税務署へ提出する源泉徴収票には、支払金額や年末調整の有無などに応じた提出範囲が定められています。

したがって、「税務署への提出対象ではないため、本人にも交付しなくてよい」という判断はできません。

なお、国税庁によると、2027年1月以後は、給与支払報告書を市区町村へ提出した場合に、給与所得の源泉徴収票を税務署へ提出したものとみなす特例が始まります。ただし、この特例が適用されても、受給者本人への源泉徴収票の交付は引き続き必要です。

税務署への提出範囲や提出方法は変更される可能性があるため、国税庁の手続案内を確認してください。

源泉徴収票の電子交付には一定の要件がある

給与所得の源泉徴収票は、紙だけでなく、一定の要件を満たせば電子データで交付できます。社内システムからのダウンロードや電子メールなどによる交付が考えられますが、企業の判断だけで一律に切り替えられるとは限りません。

国税庁の電子交付Q&Aでは、電子交付にあたり、使用する電磁的方法の種類や内容をあらかじめ受給者へ示し、書面または電磁的方法による承諾を得ることなどが示されています。

電子交付前に方法と内容を示して承諾を得る

電子交付を導入する場合は、従業員に対して少なくとも次のような事項を明確にします。

• 電子交付に使用する方法
• ファイル形式
• 閲覧・ダウンロード方法
• 閲覧できる期間
• 紙での交付を請求する方法
• 退職後の受取方法
• 問い合わせ先

国税庁は、所定の条件を満たす通知をしたうえで、期限までに回答がない場合に承諾があったものとみなす方法についても案内しています。ただし、通知内容や回答期限などの条件があるため、単に「返答がなければ自動的に同意」と運用するのは適切ではありません。

導入前に国税庁「電子交付に係るQ&A」を確認し、自社の通知・承諾取得方法を整備しましょう。

閲覧や印刷ができる状態で提供する

電子交付する源泉徴収票は、受給者が画面上で内容を確認でき、必要に応じて書面へ出力できる状態で提供する必要があります。

社内システムに源泉徴収票を保存する場合は、閲覧できる状態になったことを従業員へ通知することも必要です。

特に注意したいのが退職者への対応です。退職と同時に従業員アカウントを停止すると、源泉徴収票を閲覧できなくなるおそれがあります。退職後も期限内に受け取れる方法を用意するか、別の交付方法へ切り替えるなどの運用を決めておきましょう。

電子交付後も請求があれば書面で交付する

従業員が電子交付に承諾していた場合でも、書面による源泉徴収票を請求されたときは、給与支払者が紙で交付する必要があります。

そのため、電子化後も次の運用を残しておくことが大切です。

• 書面交付の申請窓口
• 本人確認の方法
• 申請から交付までの社内期限
• 郵送する場合の送付先確認
• 再交付履歴の管理

電子交付は印刷や封入、配布の負担を軽減できる可能性がありますが、承諾管理や退職後のアクセス、書面請求への対応まで含めて設計する必要があります。

紛失・記載誤り・未交付があった場合の対応

源泉徴収票を交付した後も、従業員から再交付や訂正を求められることがあります。問い合わせ先と対応手順をあらかじめ決めておくと、年末調整や確定申告の時期に対応が集中した場合も処理しやすくなります。

紛失時は交付した勤務先で再交付する

従業員が源泉徴収票を紛失した場合は、原則として、その源泉徴収票を交付した勤務先へ再交付を依頼します。転職後に前職の源泉徴収票を紛失した場合も、前の勤務先への依頼が必要です。

企業側では、次の事項を確認して再交付します。

1. 申請者が本人であること
2. 対象となる年分
3. 書面または電子データの希望
4. 郵送する場合の送付先
5. 再交付日と対応履歴

源泉徴収票には給与や税額、扶養親族などの個人情報が含まれるため、本人確認をせずにメール送信したり、誤った住所へ郵送したりしないよう注意が必要です。

記載誤りがあれば訂正版を交付する

氏名、住所、支払金額、源泉徴収税額、控除情報などに誤りが見つかった場合は、給与データや年末調整資料を確認し、正しい内容に訂正した源泉徴収票を交付します。

すでに税務署や市区町村へ提出している場合は、提出済みの法定調書や給与支払報告書についても訂正が必要になる可能性があります。対象年分の国税庁の手引と、提出先の市区町村の案内を確認してください。

金額の修正が年末調整や納付税額に影響する場合は、社内だけで判断せず、税務署や税理士へ確認することが適切です。

期限を過ぎても交付されない場合は不交付の届出制度がある

源泉徴収票が交付されない場合、従業員はまず勤務先へ交付を依頼します。それでも交付されないときは、税務署へ「源泉徴収票不交付の届出書」を提出できる場合があります。

届出書には、勤務先の名称・所在地、収入金額、源泉徴収税額、給与明細の保存状況などを記載します。

企業側は、未交付の申し出を受けた場合、対象者、交付期限、登録住所、電子交付の通知状況などを確認し、速やかに対応しましょう。個別事情によって必要な手続きが異なる場合は、所轄税務署へ確認してください。

源泉徴収票の交付前に確認したいチェックリスト

源泉徴収票を作成・交付する際は、次の項目を確認しましょう。

• 給与を支払った受給者を漏れなく抽出した
• パート・アルバイトを含めて交付対象を確認した
• 中途退職者の交付期限を個別に管理している
• 対象年分に対応した最新様式を使用している
• 氏名、住所、生年月日などの基本情報を確認した
• 支払金額と給与・賞与データを照合した
• 年末調整済み・未済の区分を確認した
• 各種控除の内容が正しく反映されている
• 受給者交付用にマイナンバーや法人番号を記載していない
• 前職分を合算した場合は必要事項を確認した
• 電子交付の方法を事前に示し、必要な承諾を管理している
• 電子交付後の書面請求に対応できる
• 退職後も源泉徴収票を受け取れる方法を用意している
• 再交付・訂正の申請窓口と履歴管理方法を決めている
• 税務署提出分と受給者交付分を混同していない

源泉徴収票に関するよくある質問

アルバイトやパートにも源泉徴収票を交付しますか

給与を支払った場合は、アルバイトやパートなどの雇用形態にかかわらず、原則として源泉徴収票を交付します。

給与額が少ない、所得税を源泉徴収していない、年末調整をしていないといった理由だけで交付対象外になるわけではありません。

年末調整をしていない従業員にも交付が必要ですか

年末調整をしていない従業員にも交付が必要です。

年末調整は年間の所得税額を精算する手続きですが、源泉徴収票の交付義務は年末調整の実施有無とは別に判断します。年末調整をしていない場合は、給与所得控除後の金額など、一部の欄が記載されないことがあります。

源泉徴収票はいつまでに渡しますか

在職者には原則として給与の支払いが確定した年の翌年1月31日まで、中途退職者には退職日以後1か月以内に交付します。

休日による期限の扱いを含め、実際の交付時には対象年分の国税庁の手引を確認してください。

電子交付後に紙を求められた場合はどうしますか

電子交付を受けた従業員から書面による交付を請求された場合は、紙の源泉徴収票を交付します。

電子化する際も、書面請求の方法を従業員へ案内し、社内の対応窓口を残しておく必要があります。

従業員へ渡す源泉徴収票にマイナンバーを記載しますか

受給者へ交付する給与所得の源泉徴収票には、マイナンバーおよび法人番号を記載しません。

税務署提出用とは取り扱いが異なるため、帳票の出力区分や封入作業で混同しないよう注意しましょう。

源泉徴収票などの帳票業務を電子化するときのポイント

源泉徴収票や給与明細を紙で交付している企業では、印刷、封入、配布、再交付などの作業が人事・労務担当者へ集中しやすくなります。

電子化を検討する場合は、システムの機能だけでなく、次の点を確認することが大切です。

• 電子交付に必要な承諾を管理できるか
• 従業員が帳票を閲覧・保存・印刷できるか
• 退職者へ交付できるか
• 書面交付の請求に対応できるか
• 給与システムなどからデータを取り込めるか
• 閲覧権限やセキュリティを適切に設定できるか
• 再交付や訂正の履歴を管理できるか

クラウド型人事管理システム「サイレコ」の公式サイトでは、「給与明細データ取込機能」「帳票作成機能」「従業員ログイン」などが案内されています。

ただし、源泉徴収票に関する具体的な対応範囲や利用条件は、契約内容や最新仕様を確認する必要があります。導入を検討する際は、源泉徴収票の作成、取り込み、確認、ダウンロード、退職者への交付のうち、どこまで対応できるかを事前に確認しましょう。

詳しい提供機能は、サイレコの機能紹介で確認できます。

まとめ｜最新様式と交付対象・期限を確認して源泉徴収票を交付する

源泉徴収票とは、企業などの給与支払者が、1年間の給与・賞与、源泉徴収税額、所得控除などを記載して従業員へ交付する法定調書です。

企業は、税務署への提出範囲にかかわらず、原則としてすべての給与受給者へ源泉徴収票を交付します。交付期限は、在職者が原則翌年1月31日まで、中途退職者が退職後1か月以内です。

電子交付も可能ですが、交付方法の提示、従業員の承諾、閲覧・印刷できる環境、書面請求への対応などが必要です。紙を電子データに置き換えるだけでなく、退職者への交付や再交付、訂正まで含めて運用を整えましょう。

税制や様式、提出方法は改正される可能性があります。実際に源泉徴収票を作成・交付するときは、国税庁の最新様式・記載要領を必ず確認してください。

給与明細などの帳票配布を含む人事業務のデジタル化を検討している場合は、サイレコの機能紹介もご覧ください。

※税務上の取り扱いは個別事情によって異なる場合があります。判断に迷う場合は、所轄税務署や税理士などの専門家へご確認ください。