社内で備品を購入するときや、従業員が住所変更を申請するとき、経費を精算するときには、申請者から承認者、決裁者へと情報が渡っていきます。このような仕事の一連の流れを「ワークフロー」と呼びます。
ワークフローが整理されていない企業では、「誰に申請すればよいかわからない」「承認状況を確認できない」「担当者の不在で決裁が止まる」といった問題が起こりやすくなります。従業員数や拠点数が増えるほど承認ルートも複雑になり、紙・Excel・メールによる管理では限界を迎えることも少なくありません。
ワークフローの見直しやシステム化は、申請・承認業務を速くするだけでなく、業務プロセスの可視化、内部統制の強化、ペーパーレス化、人事データの活用にもつながります。本記事では、ワークフローの意味や類似用語との違い、システム導入のメリット・デメリット、選び方、導入手順を実務の視点から解説します。
ワークフローとは「仕事や業務の流れ」のこと
ワークフローとは、仕事や業務が始まってから完了するまでの一連の流れを指します。企業では、稟議や経費精算、人事手続きなど、複数の担当者や部署が関わる業務でワークフローが発生します。
ワークフローを明確にすると、誰が何を担当し、どの順番で確認や承認を行うのかが分かりやすくなります。業務の停滞や確認漏れを防ぐだけでなく、意思決定の迅速化や業務の標準化にもつながるため、組織運営を支える重要な仕組みといえるでしょう。
ワークフローの意味
ワークフローは、英語の「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた言葉です。一つの業務が開始されてから完了するまでに、誰が何を行い、どの順番で処理するのかを整理したものを意味します。
例えば、備品を購入する場合は、申請者が購入内容を入力し、直属の上司が必要性を確認したうえで、予算管理を担当する部署や決裁権限を持つ責任者が承認します。承認後に発注担当者が手続きを行い、備品が納品されるまでが一連のワークフローです。
ワークフローという言葉は、業務の流れそのものを指す場合と、その流れを図やフローチャートで可視化したものを指す場合があります。企業では、特に次のような工程を含む業務で使われることが一般的です。
- 申請者が必要事項を入力して申請する
- 上司や担当部署が内容を確認する
- 権限を持つ責任者が承認・決裁する
- 決裁結果に基づいて担当者が処理する
- 処理結果や承認履歴を記録・保管する
担当者、処理内容、順序、判断条件を明確にすることで、業務の抜け漏れや重複を防ぎやすくなります。また、どの工程で時間がかかっているのかを確認できるため、業務改善を進める際の基礎にもなります。
ワークフローの具体例
ワークフローは、特定の部門だけで使われるものではありません。営業、経理、人事、総務、法務など、企業内のさまざまな業務に存在します。代表的な例は次のとおりです。
- 稟議書の申請・承認・決裁
- 経費精算や交通費申請
- 備品購入や発注申請
- 契約書の確認・押印申請
- 休暇・残業・休日出勤の申請
- 入社・退職・異動に関する手続き
- 住所、氏名、扶養家族などの従業員情報変更
- 人事評価シートの提出・確認・承認
人事部門における具体例として、従業員の住所変更手続きを考えてみましょう。
- 従業員が新しい住所や変更日などの必要事項を申請する
- 直属の上司や人事担当者が申請内容を確認する
- 必要な証明書類や入力内容に不備がないかを確認する
- 承認後、人事台帳の従業員情報を更新する
- 給与計算や社会保険など、関連するシステムや手続きへ反映する
- 変更履歴や承認記録を保管する
紙やExcel、メールでこの手続きを行っている場合、申請書の所在が分からなくなったり、人事台帳への転記を忘れたりする可能性があります。また、人事台帳では住所が更新されているものの、給与計算システムには古い情報が残っているなど、管理する情報に不一致が生じることも考えられます。
ワークフローを整理し、申請から承認、情報更新までの流れを明確にすれば、担当者ごとの役割や処理状況を把握しやすくなります。さらに、ワークフローシステムや人事管理システムを活用して手続きを電子化すれば、申請内容の確認や進捗管理、承認履歴の保存も行いやすくなります。
ワークフローが企業活動に必要な理由
ワークフローは、書類を順番に回すだけの事務手続きではありません。組織として適切な意思決定を行い、決められたルールに沿って業務を進めるための基盤です。
ワークフローが企業活動に必要とされる主な理由には、次のようなものがあります。
- 組織として適切な意思決定を行うため
- 業務の責任者や権限を明確にするため
- 担当者による判断のばらつきを抑えるため
- 必要な確認や承認を漏れなく行うため
- 業務の進捗や処理結果を追跡できるようにするため
- 業務を標準化し、属人化を防ぐため
例えば、高額な備品購入について担当者だけで決定できる状態では、予算管理や不正防止の観点から問題が生じる可能性があります。申請金額に応じて課長、部長、役員などの承認を必要とするワークフローを定めておけば、組織の権限規程に沿った意思決定を行いやすくなります。
また、担当者ごとに手続きの進め方が異なると、確認項目の漏れや処理品質のばらつきが生じます。業務の手順、必要書類、承認者、完了条件をワークフローとして整理することで、担当者が変わっても一定の手順で処理できるようになります。引き継ぎや新人教育を進めるうえでも有効です。
申請日、承認者、決裁内容、処理日などの記録を残せば、業務がどこで止まっているのかを確認できます。問題が発生した際にも、過去の処理経緯をたどりやすくなり、監査や問い合わせへの対応にも役立ちます。
このように、ワークフローは業務効率化だけでなく、意思決定の透明性を高め、内部統制を支える役割も担っています。自社のワークフローを見直す際は、単に承認を速くすることだけを目的にせず、責任と権限が適切に設定されているか、不要な工程が残っていないか、処理履歴を確認できるかという視点から検討することが重要です。
ワークフローと似た言葉の違い
ワークフローには、「業務フロー」「業務プロセス」「フローチャート」「稟議」「BPM」など、意味が近い言葉が複数あります。実務では同じような意味で使われることもありますが、それぞれが示す範囲や目的は異なります。
用語の違いを理解しておくと、業務改善の対象を整理しやすくなり、システム導入時にも必要な機能を明確にできます。ここでは、ワークフローと混同されやすい言葉の違いを解説します。
ワークフローと業務フローの違い
業務フローとは、業務の開始から完了までの流れを、手順や図として整理したものです。担当部署、作業内容、判断条件、使用する書類などを可視化し、業務全体の進め方を把握するために用いられます。
一方、ワークフローは、業務の中で担当者から担当者へ情報や書類がどのように移動し、誰が確認・承認・決裁するのかという流れを含む概念です。特に、申請者から承認者、決裁者へと権限や責任が移っていく点が重視されます。
例えば、備品を購入する業務では、「必要な備品を選ぶ」「見積もりを取得する」「購入申請を行う」「発注する」「納品を確認する」という全体の手順が業務フローです。その中で、「申請者が購入申請を提出し、課長、部長、経理部門が順番に承認する」という部分がワークフローにあたります。
- 業務フロー：業務全体の手順や作業の流れを整理する
- ワークフロー：担当者間の情報移動や申請・承認・決裁の流れを整理する
ただし、実務では両者を厳密に区別せず、同じ意味で使う場合もあります。業務改善やシステム導入を進める際は、単に用語を合わせるだけでなく、「作業手順を整理したいのか」「承認ルートを整備したいのか」など、利用目的を確認することが重要です。
ワークフローと業務プロセスの違い
業務プロセスとは、企業や部門が特定の成果を生み出すために行う、一連の活動全体を表す言葉です。個別の申請や承認だけでなく、企画、製造、販売、納品、請求など、複数の業務を横断する広い範囲を含みます。
一方、ワークフローは、業務プロセスを構成する個別業務の流れに焦点を当てたものです。つまり、業務プロセスの中には複数のワークフローが存在すると考えられます。
例えば、商品の企画から販売までを一つの業務プロセスとして考える場合、次のような活動が含まれます。
- 市場調査を行う
- 商品企画を立案する
- 社内で企画を承認する
- 必要な資材を発注する
- 商品を製造する
- 販売計画を策定する
- 顧客へ販売する
この一連の活動全体が業務プロセスです。その中にある「商品企画の稟議」「資材の発注申請」「販売価格の承認」といった個別の申請・承認業務がワークフローに該当します。
- 業務プロセス：事業や部門の成果につながる広範囲な活動
- ワークフロー：業務プロセス内にある個別業務の処理・承認の流れ
業務プロセス全体を改善する際は、前後の業務とのつながりも含めて検討する必要があります。一方、申請の滞留や承認の遅れを改善したい場合は、個別のワークフローを詳しく確認することが有効です。
ワークフローとフローチャートの違い
フローチャートとは、処理や判断の順序を図形や矢印で表す表現方法です。「開始」「処理」「判断」「終了」などを記号で示し、作業がどのような順番で進むのかを視覚的に整理します。
ワークフローが業務の流れそのものを指すのに対し、フローチャートはその流れを見える形にするための手段です。つまり、ワークフローを可視化する方法の一つとしてフローチャートが使われます。
例えば、経費精算のワークフローをフローチャートにすると、次のような流れを図で表現できます。
- 従業員が経費を申請する
- 上司が申請内容を確認する
- 不備があれば申請者へ差し戻す
- 問題がなければ経理部門が確認する
- 最終承認後に精算処理を行う
判断条件や差し戻しの流れを図示すれば、文章だけでは分かりにくい分岐や例外処理も理解しやすくなります。業務の属人化を防ぎ、手順を共有するうえでも有効です。
- ワークフロー：実際の業務や情報の流れ
- フローチャート：その流れを図式化するための表現方法
ワークフローと稟議の違い
稟議とは、担当者が起案した内容について複数の関係者から承認を得て、最終的な決裁を受けるための手続きです。新規取引、設備投資、契約締結、採用、予算執行など、組織として判断が必要な場面で行われます。
一方、ワークフローは稟議を含む、より幅広い業務の流れを指します。すべてのワークフローに稟議が含まれるわけではありません。
例えば、次のような業務もワークフローに含まれます。
- 経費精算の申請・確認・承認
- 有給休暇や残業の申請
- 入社・退職に関する手続き
- 住所や扶養家族などの従業員情報変更
- 人事評価シートの提出・確認
- 備品の貸し出しや返却申請
これらは担当者間で情報や書類が流れ、必要に応じて確認や承認が行われるため、ワークフローに該当します。しかし、必ずしも経営上の重要事項について最終決裁を得る稟議とは限りません。
- 稟議：重要事項について複数の承認を経て最終決裁を得る手続き
- ワークフロー：稟議を含む、さまざまな業務の処理・確認・承認の流れ
ワークフローとBPMの違い
BPMは「Business Process Management」の略で、日本語では「業務プロセス管理」と訳されます。業務プロセス全体を継続的に設計、可視化、分析、改善していく考え方や管理手法です。
ワークフローが個別業務の処理順序や承認ルートに焦点を当てるのに対し、BPMは部門をまたぐ業務プロセス全体を対象とします。単に申請を電子化するだけではなく、業務の目的や成果を踏まえて、プロセスそのものを見直す点が特徴です。
例えば、採用活動をBPMの視点で改善する場合は、次のような一連の業務を対象にします。
- 採用計画の策定
- 採用申請の承認
- 求人媒体への掲載
- 応募者情報の管理
- 面接日程の調整
- 選考結果の承認
- 内定通知
- 入社手続き
この中で、「採用申請の承認」や「選考結果の承認」など、個別の申請・承認業務がワークフローです。BPMでは、これらを含めた採用プロセス全体の所要時間、重複作業、情報連携、成果などを継続的に分析します。
- ワークフロー：個別業務の処理や承認の流れを管理する
- BPM：業務プロセス全体を継続的に設計・分析・改善する
ワークフローの見直しや電子化は、BPMを進めるための手段の一つです。ただし、既存の手続きをそのままシステム化するだけでは、根本的な業務改善にならない場合があります。不要な入力や承認工程がないかを確認し、業務プロセス全体の目的に照らして見直すことが重要です。
紙・Excel・メールによるワークフローの問題点
紙、Excel、メールを使ったワークフローは、導入しやすく、少人数の組織では柔軟に運用できる方法です。しかし、従業員数や申請件数が増えると、ファイル管理、進捗確認、情報の転記などに多くの手間がかかるようになります。
また、組織改編や人事異動によって承認ルートが変わると、古いフォーマットや宛先がそのまま使われることもあります。ここでは、紙・Excel・メールによるワークフローで発生しやすい問題を解説します。
申請書や最新版のフォーマットを探す手間がかかる
紙やExcelで申請書を管理している場合、部署や担当者ごとに異なる場所へファイルが保存されることがあります。共有フォルダ、個人のPC、メールの添付ファイルなどに書類が分散すると、申請者はどのファイルを使えばよいのか判断しにくくなります。
特に問題となるのが、古いフォーマットの使用です。申請項目や承認欄が更新されていても、過去に保存したExcelファイルを再利用すると、必要な情報が不足する可能性があります。提出後に古い書式であることが判明すれば、申請書の作り直しや差し戻しが必要です。
また、次のような問題も発生しやすくなります。
- 部署や担当者ごとに申請書が保存されている
- 最新版がどのファイルなのか判別できない
- ファイル名や保存場所のルールが統一されていない
- Excelファイルの上書きや先祖返りが発生する
- 申請者が適切な書類を選べず、管理部門への問い合わせが増える
例えば、「備品購入申請書_最新」「備品購入申請書_最新版2」「備品購入申請書_修正版」といった似たファイルが複数存在すると、どれを使用すべきか分かりません。管理部門が個別にファイルを案内する運用では、申請者だけでなく担当者の負担も増えます。
申請書を一か所に集約し、常に同じ入力画面を利用できる状態にすることが、こうした問題を防ぐ基本的な対策です。
承認者や承認ルートがわかりにくい
企業の承認ルートは、申請の種類、金額、所属部署、役職などによって変わることがあります。例えば、少額の備品購入は直属の上司だけで承認できても、高額な設備投資では部長、経理責任者、役員の決裁が必要になる場合があります。
紙やメールで申請する場合、申請者自身が承認者を調べ、正しい順番で書類やメールを回さなければなりません。承認規程を確認する手間がかかるだけでなく、誤った相手に申請してしまう可能性もあります。
特に、組織改編や人事異動の直後は注意が必要です。古い組織図や宛先表が残っていると、異動前の上司やすでに退職した担当者へ申請が送られることがあります。
- 申請内容や金額によって決裁者が変わる
- 組織改編や人事異動後も古い承認ルートが使われる
- 承認者の不在時に誰が代理承認するのか分からない
- 申請者が承認者を個別に確認する必要がある
- 誤った承認ルートによって差し戻しが発生する
承認者が長期休暇や出張で不在の場合、代理承認のルールが明確でなければ、申請処理が止まってしまいます。承認ルートを整備する際は、通常時だけでなく、不在時や兼務者がいる場合の運用も決めておくことが重要です。
申請・承認の進捗を確認しにくい
紙の申請書を回覧している場合、書類が現在誰の手元にあるのかを確認しにくいという問題があります。メールによる申請でも、承認依頼がほかの連絡に埋もれ、見落とされることがあります。
申請者は処理状況が分からないため、承認者や管理部門へ個別に問い合わせなければなりません。管理部門側も、複数の申請について進捗を一件ずつ確認する必要があり、催促や問い合わせ対応に時間を取られます。
- 申請書が誰の手元にあるのか分からない
- 承認依頼のメールがほかの連絡に埋もれる
- 承認の催促を申請者や管理部門が行わなければならない
- 承認者の不在によって処理が止まる
- どの工程で停滞しているか確認できない
- 決裁までに必要以上の時間がかかる
例えば、入社予定者の申請が一人の承認者のところで止まると、雇用契約、アカウント発行、備品手配など、その後の準備にも影響します。個別の申請だけでなく、関連業務全体の遅れにつながる可能性があるため、進捗を可視化できる仕組みが必要です。
申請日、現在の承認者、処理期限、差し戻しの有無などを一覧で確認できれば、滞留している申請を早期に発見しやすくなります。
転記作業や入力ミスが発生する
紙やExcelで受け付けた申請内容を、人事管理システム、給与計算システム、勤怠管理システムなどへ反映する場合、担当者による再入力が必要になることがあります。
同じ情報を何度も入力する運用では、作業時間がかかるだけでなく、入力漏れ、変換ミス、表記揺れなどが発生しやすくなります。従業員の氏名、住所、所属、雇用形態などの情報がシステムごとに異なると、確認や修正にも多くの工数が必要です。
- 紙やExcelの情報を別のシステムへ再入力する
- 同じ従業員情報を複数の台帳で管理する
- 入力漏れや数字の打ち間違いが発生する
- 氏名や住所などに表記揺れが生じる
- 人事台帳と給与・勤怠情報に不一致が生じる
- 担当者による照合や修正の負担が増える
例えば、従業員が住所変更を紙で申請し、人事担当者が人事台帳と給与計算システムへ別々に入力する運用では、一方だけ更新を忘れる可能性があります。申請自体は完了していても、関連システムに古い情報が残れば、書類の送付先や各種手続きに影響することも考えられます。
申請時に入力されたデータを承認後の処理へ連携できれば、転記作業を減らし、情報の整合性を保ちやすくなります。ただし、自動連携の範囲や方法はシステムによって異なるため、導入時に確認が必要です。
保管・検索・監査対応に負担がかかる
紙の申請書や決裁書類を運用する場合、印刷、郵送、回覧、ファイリング、保管といった作業が発生します。申請件数が増えるほど書類の量も増え、保管スペースの確保や整理にかかる負担が大きくなります。
過去の申請内容を確認したい場合も、保管場所やファイル名が統一されていなければ、目的の書類を見つけるまでに時間がかかります。紙の書類では、申請者名、日付、案件名などの条件による横断検索も容易ではありません。
- 紙の印刷、郵送、回覧、ファイリングにコストがかかる
- 書類を保管するスペースが必要になる
- 過去の申請書や決裁資料を探しにくい
- 書類の紛失や誤廃棄のリスクがある
- 誰がいつ承認したのか確認できない場合がある
- 監査時に必要書類を収集・整理する作業が発生する
内部監査や外部監査では、申請内容だけでなく、承認者、承認日時、決裁理由、添付資料などの確認を求められることがあります。紙やメールで情報が分散していると、必要な証跡を一件ずつ探し出さなければなりません。
申請・承認・決裁の履歴を検索可能なデータとして保存できれば、過去の処理経緯を確認しやすくなり、監査対応の効率化にもつながります。ただし、電子化する場合でも、保存期間、閲覧権限、バックアップ、改ざん防止などの運用ルールを整備することが重要です。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、申請、確認、承認、決裁、保管といった一連の業務の流れを、システム上で電子化・自動化する仕組みです。紙の申請書やメール、Excelで管理していた手続きをオンライン上に集約することで、申請者、承認者、管理部門が同じ情報を確認しながら業務を進めやすくなります。
ワークフローシステムを導入すると、申請書の作成や回覧だけでなく、承認ルートの設定、進捗確認、リマインド、証跡の保存、過去データの検索なども行えます。申請・承認業務の効率化に加え、業務プロセスの可視化や内部統制の強化にも活用できます。
申請・承認・決裁を電子化するシステム
ワークフローシステムは、業務の開始から完了までに発生する情報の受け渡しや判断を、電子的に処理するシステムです。「電子申請システム」「電子承認システム」「電子決裁システム」などと呼ばれる場合もあります。
一般的には、申請フォームの作成、申請内容の入力、承認者への回付、最終決裁、処理履歴の保存までをシステム上で行います。申請者が紙の書類を印刷して承認者の席まで持っていったり、メールの添付ファイルを順番に転送したりする必要がなくなります。
ワークフローシステムには、インターネット経由で利用するクラウド型と、自社のサーバー環境に構築するオンプレミス型があります。
- クラウド型：インターネット経由で利用し、比較的短期間で導入しやすい
- オンプレミス型：自社環境に構築し、独自の要件に合わせて設計しやすい
クラウド型は、サーバーの購入や保守を自社で行う必要が少なく、複数拠点やテレワーク環境でも利用しやすい点が特徴です。一方、オンプレミス型は、自社独自のセキュリティ基準や複雑な業務要件へ対応しやすい場合があります。ただし、導入期間や構築・保守費用は利用形態によって異なります。
また、ワークフロー専用の単体製品だけでなく、人事管理システム、経費精算システム、会計システム、グループウェアなどに申請・承認機能が搭載されている場合もあります。
例えば、人事部門の住所変更や扶養家族変更などを電子化したい場合は、人事管理システムに搭載されたワークフロー機能を利用することで、承認後の従業員情報へ反映しやすくなります。導入目的に応じて、専用システムと既存システムに搭載された機能のどちらが適しているかを検討することが重要です。
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには、申請・承認業務を円滑に進めるためのさまざまな機能があります。搭載される機能や設定できる範囲は製品によって異なりますが、代表的なものは次のとおりです。
申請フォームの作成・管理
経費精算、備品購入、住所変更、休暇申請など、業務ごとに申請フォームを作成・管理する機能です。入力項目や選択肢、必須項目を設定できるため、申請時の記入漏れを防ぎやすくなります。
複数の申請フォームをシステム上に集約すれば、従業員が最新版の書類を探す必要もなくなります。
承認ルートの設定
申請者の所属部署、役職、申請内容などに応じて、誰がどの順番で承認するのかを設定する機能です。上司、部門責任者、管理部門、役員など、企業の権限規程に沿って承認ルートを設計できます。
条件分岐・自動回付
申請金額や申請内容によって承認ルートを切り替える機能です。例えば、一定金額未満の備品購入は部長まで、それ以上は役員決裁まで必要とするなど、条件に応じた自動判定ができます。
申請者が承認者を個別に調べる必要がなくなり、誤った相手への申請や承認漏れを防ぎやすくなります。
代理承認・代行申請
承認者が出張や休暇などで不在の場合に、別の担当者が代理で承認する機能です。また、本人に代わって管理部門などが申請を行う代行申請に対応したシステムもあります。
不在時の運用ルールを事前に設定しておくことで、特定の承認者が不在でも業務が止まりにくくなります。
申請・承認状況の確認
申請がどの段階まで進んでいるのか、現在誰が処理しているのかを確認する機能です。申請者は管理部門へ問い合わせなくても進捗を確認でき、管理者は滞留している申請を把握しやすくなります。
リマインド通知
承認待ちの申請があることを、メールやシステム内の通知で知らせる機能です。一定期間処理されていない申請に自動で通知できれば、見落としや承認の遅れを防ぎやすくなります。
差し戻し・再申請
申請内容に不備がある場合、申請者へ修正を依頼する機能です。差し戻し理由をコメントとして残せるため、申請者は修正点を把握しやすくなります。
再申請時にすべての内容を入力し直す必要があるか、修正箇所だけ変更できるかは製品によって異なります。
コメントや添付ファイルの管理
見積書、契約書、領収書、証明書類などを申請に添付する機能です。申請者と承認者がコメントを記録できるシステムでは、確認事項や判断理由を申請データと一緒に保存できます。
承認履歴・操作ログの保存
誰がいつ申請し、誰がいつ承認・差し戻し・却下を行ったのかを記録する機能です。申請から決裁までの証跡を残せるため、過去の処理確認や監査対応にも活用できます。
過去申請の検索・集計
申請者、申請日、案件名、部署、申請種類などの条件で、過去の申請を検索する機能です。紙の書類を一枚ずつ探す必要がなくなり、類似案件の確認にも役立ちます。
製品によっては、申請件数、処理時間、差し戻し件数などを集計し、業務改善に活用できる場合もあります。
外部システムとのデータ連携
人事管理、給与計算、勤怠管理、経費精算、会計などの外部システムとデータを連携する機能です。承認済みの申請データを関連システムへ反映できれば、担当者による再入力を減らせます。
ただし、標準で連携できるシステムやデータ項目、連携方法、追加費用は製品ごとに異なります。導入前に、自社が利用しているシステムとの連携可否を確認しましょう。
ワークフローシステムの処理の流れ
ワークフローシステムを利用した申請・承認業務は、一般的に次のような流れで進みます。
- 申請者がシステム上で申請フォームを選ぶ
- 必要事項を入力し、書類やデータを添付する
- 申請内容に応じて承認ルートが自動判定される
- 承認者へ通知される
- 承認・差し戻し・却下などの処理が行われる
- 最終決裁後、データや証跡が保存される
- 必要に応じて人事・会計・勤怠などのシステムへ反映される
例えば、従業員が住所変更を申請する場合は、最初にシステム上の住所変更フォームを選び、新住所、変更日、通勤経路などを入力します。必要に応じて証明書類を添付し、申請を送信します。
申請後は、所属部署や申請内容に応じて、直属の上司や人事担当者へ自動的に回付されます。承認者には通知が届き、入力内容や添付書類を確認して、承認、差し戻し、却下などの処理を行います。
不備がある場合は、差し戻し理由を記載して申請者へ戻します。申請者は指摘された内容を修正し、再申請します。最終承認後は、申請内容、承認日時、承認者、コメントなどが証跡として保存されます。
さらに、人事管理システムと連携している場合は、承認済みの住所情報を従業員台帳へ反映できることもあります。これにより、人事担当者が申請内容を手作業で転記する負担や、入力ミスを減らしやすくなります。
ただし、すべての工程が自動化できるとは限りません。申請内容によっては目視確認や個別判断が必要になるため、どの作業をシステム化し、どの作業を人が担当するのかを整理しておくことが大切です。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入すると、紙やExcel、メールで行っていた申請・承認業務を効率化できます。申請者や承認者の作業負担を軽減するだけでなく、意思決定の迅速化、業務プロセスの可視化、内部統制の強化など、組織全体の業務改善につながる可能性があります。
一方、導入効果は、申請件数、承認ルートの複雑さ、既存の業務方法、システムの活用範囲によって異なります。導入するだけで自動的にすべての問題が解消されるわけではないため、自社の課題と照らし合わせながらメリットを確認しましょう。
申請・承認業務を効率化できる
ワークフローシステムを導入する代表的なメリットは、申請・承認業務にかかる手間を減らせることです。
申請フォームをシステム上の一か所に集約すれば、従業員が共有フォルダや過去のメールから最新版の書類を探す必要がありません。目的に合ったフォームを選び、必要事項を入力するだけで申請できます。
主に次のような効率化が期待できます。
- 申請フォームを一か所に集約できる
- 申請者が承認者を探す必要がなくなる
- 所属や申請内容に応じて承認ルートを自動設定できる
- 必須項目や入力形式をシステムでチェックできる
- 記入漏れによる差し戻しや修正を減らせる
- 申請者、承認者、管理部門の負担を軽減できる
例えば、紙の申請書では記入漏れが提出後に発覚し、申請者へ書類を返却して書き直してもらうことがあります。ワークフローシステムで必須項目を設定しておけば、未入力のまま申請することを防ぎやすくなります。
また、管理部門はメールや紙で届いた申請を一覧表へ転記する必要がなくなり、システム上で処理状況を確認できます。問い合わせや催促にかかる時間も減らしやすくなるでしょう。
意思決定のスピードを高められる
紙の回覧やメールによる申請では、書類が承認者へ届くまでに時間がかかったり、承認依頼がほかの連絡に埋もれたりすることがあります。ワークフローシステムでは、申請後すぐに承認者へ通知し、システム上で処理を進められます。
- 申請後すぐに承認者へ通知できる
- PCやシステムが対応する端末から承認できる
- 外出や出張による承認待ちを減らせる
- 承認状況をリアルタイムで確認できる
- 処理が滞っている申請にリマインドできる
例えば、複数拠点を持つ企業では、紙の申請書を本社へ郵送する必要がなくなります。承認者が外出している場合でも、利用環境が整っていれば出張先や自宅から内容を確認できるため、承認待ちを減らせる可能性があります。
ただし、ワークフローシステムを導入すれば、すべての業務の処理時間を一律に大幅短縮できるとは限りません。承認者が多い、判断に専門的な確認が必要、添付資料が不足しているといった場合は、一定の時間がかかります。
意思決定を速めるには、システム導入とあわせて、承認者の人数や権限基準、確認項目、代理承認のルールなどを見直すことが重要です。
業務プロセスを可視化できる
ワークフローシステムを利用すると、申請から決裁までに誰が関わり、どの段階まで処理が進んでいるのかを可視化できます。
- 申請から決裁までの流れを明確にできる
- どの工程で業務が停滞しているか把握できる
- 不要な承認や重複作業を発見できる
- 部門間の役割分担を整理できる
- 処理時間や差し戻し件数を分析できる
紙やメールによる運用では、申請書が誰のところで止まっているのかを確認するために、関係者へ個別に問い合わせる必要があります。ワークフローシステムで進捗を一覧表示できれば、承認待ちや差し戻しの状況を把握しやすくなります。
また、導入後に申請ごとの処理時間や差し戻し理由を確認すると、業務改善の材料になります。特定の承認者で滞留が多い場合は、代理承認の設定や権限移譲を検討できます。入力不備による差し戻しが多い場合は、フォームの説明や入力項目を見直せるでしょう。
業務プロセスを可視化することは、一度システムを導入して終わるのではなく、運用後も継続的に改善するために重要です。
ペーパーレス化とコスト削減につながる
紙で行っていた申請や承認を電子化すると、印刷、回覧、郵送、保管にかかる作業や費用を減らせる可能性があります。
- 紙代や印刷費を減らせる
- 拠点間の郵送・輸送費を抑えられる
- ファイリング作業を削減できる
- 書類の保管スペースを縮小できる
- 過去の申請を検索しやすくなる
申請書や添付資料を電子データとして保存すれば、キャビネットや倉庫などの保管場所を縮小できる可能性があります。過去の申請を確認する際も、日付、申請者、案件名などの条件で検索できるため、ファイルを一冊ずつ探す手間を減らせます。
ただし、ワークフローシステムには、初期設定費用や月額利用料、データ移行費用、運用管理にかかる工数などが発生する場合があります。そのため、紙代や印刷費だけを基準に導入効果を判断するのは適切ではありません。
申請書の作成、承認者の確認、回覧、催促、転記、ファイリング、検索などにかかっている作業時間も含めて、費用対効果を算出することが重要です。
内部統制やコンプライアンスを強化できる
ワークフローシステムは、企業が定めた権限やルールに沿って申請・承認業務を進める仕組みづくりにも役立ちます。
- 役職や申請金額に応じた承認ルートを設定できる
- 申請・承認・決裁の証跡を残せる
- 必要な承認を経ない処理を防ぎやすくなる
- 過去の決裁内容を検索できる
- 監査に必要な情報を確認しやすくなる
例えば、高額な購入申請を担当者や直属の上司だけで承認できないようにし、一定金額以上は部門長や役員の決裁を必須とすることができます。申請内容に応じたルートを自動設定すれば、承認漏れや誤った決裁を防ぎやすくなります。
また、誰がいつ申請し、どのような理由で承認・却下したのかを記録できれば、処理の透明性が高まります。監査時にも、過去の申請内容や承認履歴を検索しやすくなります。
ただし、ワークフローシステムを導入するだけで内部統制やコンプライアンスが完成するわけではありません。承認権限が不明確なままでは、システム上に適切なルートを設定できません。
職務権限規程、決裁規程、代理承認ルール、データの保存期間、閲覧権限などを整備し、実際の運用とシステム設定を一致させることが必要です。
テレワークや多様な働き方に対応しやすい
ワークフローを電子化すると、紙の書類や押印のためだけに出社する必要を減らせます。インターネットへ接続できる環境と適切なセキュリティ対策があれば、離れた場所からでも申請や承認を行いやすくなります。
- 押印や書類確認だけを目的とした出社を減らせる
- 拠点間の申請をオンライン上で完結しやすくなる
- 在宅勤務や出張時にも処理しやすい
- 時間や場所に左右されにくい承認体制を構築できる
本社と支店、店舗、工場などが離れている企業では、申請書を郵送したり、FAXやメールで送り直したりする手間を減らせます。承認者が別拠点にいても、同じシステム上で申請内容を確認できます。
ただし、対応端末、利用可能なブラウザ、モバイル機能、社外アクセスの制限などはシステムによって異なります。個人情報や機密情報を扱う場合は、アクセス権限、多要素認証、端末管理などのセキュリティ対策も必要です。
データを蓄積し、業務改善に活用できる
ワークフローシステム上で処理した申請は、単なる書類ではなく、検索・集計できるデータとして蓄積できます。
- 申請件数や処理時間を集計できる
- 差し戻しが多い申請を特定できる
- 部門別・申請種類別に傾向を把握できる
- 過去の申請内容をナレッジとして参照できる
- 人事・会計などのデータ活用につなげられる
例えば、特定の申請で差し戻しが多い場合は、入力項目が分かりにくい、必要書類の案内が不足している、承認基準が曖昧といった問題が考えられます。データを確認することで、感覚だけに頼らず改善点を特定しやすくなります。
また、過去の申請内容や判断理由を検索できれば、類似案件を処理する際の参考情報として活用できます。担当者が異動・退職した場合でも、組織内に判断の経緯を残しやすくなります。
人事部門では、住所変更、扶養家族変更、資格取得、異動申請などの情報を、承認後に従業員データへ反映できる場合があります。会計部門では、購入申請や支払申請の情報を会計処理へ連携することで、再入力の負担を減らせます。
ただし、蓄積したデータを活用するためには、入力項目や表記ルールを統一し、必要な情報を検索・集計できる状態に整えることが重要です。ワークフローの電子化を申請業務の効率化だけで終わらせず、継続的な業務改善やデータ活用につなげる視点が求められます。
ワークフローシステム導入のデメリットと注意点
ワークフローシステムは、申請・承認業務の効率化や内部統制の強化に役立つ一方、導入すれば必ず期待どおりの効果が得られるとは限りません。費用、操作性、既存業務との相性、セキュリティなどを十分に確認せず導入すると、かえって現場の負担が増える可能性があります。
特に注意したいのは、現在の非効率な手続きを見直さず、そのままシステムへ移すケースです。紙やExcelで行っていた複雑な運用を画面上に再現するだけでは、業務改善ではなく、非効率な手続きのデジタル化にとどまってしまいます。
導入前には、自社の課題、対象業務、必要な機能、運用体制を整理し、メリットだけでなくデメリットや注意点も把握しておくことが重要です。
導入・運用にコストがかかる
ワークフローシステムの導入には、製品の利用料金だけでなく、初期設定やデータ移行、操作研修、外部システムとの連携など、さまざまな費用や作業工数が発生します。
主に想定されるコストは次のとおりです。
- システム導入時の初期費用
- ユーザー数や機能に応じた月額利用料
- 申請フォームや承認ルートの設定費用
- 既存データの整理・移行費用
- 操作研修やマニュアル作成にかかる工数
- 保守・問い合わせサポートの費用
- 人事・会計などの外部システムとの連携費用
- 追加機能やオプションの利用料
クラウド型のワークフローシステムは、自社でサーバーを構築する必要が少なく、オンプレミス型と比べて初期費用を抑えやすい傾向があります。ただし、利用人数やオプション機能が増えると月額料金も上がる場合があります。
また、月額利用料が低く見えても、申請フォームの作成支援、データ移行、API連携、電話サポートなどが別料金になっていることがあります。導入後に必要な機能を追加した結果、想定以上の費用がかかる可能性もあるため注意が必要です。
システムを比較するときは、利用料金だけでなく、導入準備から稼働後の運用まで含めた総コストで判断しましょう。あわせて、申請・承認、転記、催促、ファイリングなどに現在どれだけの時間と費用がかかっているかを算出すると、費用対効果を評価しやすくなります。
複雑な業務をそのまま電子化すると使いにくくなる
現在の業務を見直さず、そのままワークフローシステムへ移すと、紙のときと同じ複雑さが残ります。場合によっては、システムへの入力や操作が増え、以前より使いにくくなることもあります。
例えば、次のような状態には注意が必要です。
- 必要性の低い承認ステップが残っている
- 紙の申請書をそのまま入力画面に置き換えている
- 入力項目が多く、申請者の負担が増えている
- 例外処理が多く、承認ルートの設定が複雑になっている
- 似た内容の申請フォームが複数存在している
- 業務改善ではなく、非効率な手続きの電子化にとどまっている
例えば、これまで慣習として5人の承認を必要としていた申請について、システム上でも同じ人数を設定すると、承認待ちの問題は解消されません。通知や回付が自動化されても、不要な確認工程が残っていれば、決裁までに時間がかかります。
また、紙の申請書に記載されていた項目をすべて入力必須にすると、申請者の操作負担が増えます。実際には使用されていない項目や、別のデータから取得できる情報まで入力させていないか確認する必要があります。
導入前には、次の観点から現在のワークフローを見直しましょう。
- その承認者は本当に必要か
- 入力項目は判断や処理に使われているか
- 同じ情報を別の場所でも入力していないか
- 例外処理を標準化できないか
- 申請フォームを統合できないか
ワークフローシステムは、既存業務をそのまま再現するためではなく、業務を整理・標準化するために活用することが重要です。
現場に定着しない可能性がある
ワークフローシステムを導入しても、申請者や承認者が使いにくいと感じれば、現場に定着しない可能性があります。操作方法が複雑だったり、導入目的が共有されていなかったりすると、紙やメールによる従来の方法が残ってしまいます。
定着しにくい主な原因には、次のようなものがあります。
- 操作画面や申請方法が分かりにくい
- 紙やメールとの二重運用が続いている
- システムを導入する目的が従業員へ共有されていない
- 部門ごとに独自の申請方法が残っている
- 申請者や承認者への説明が不足している
- 問い合わせ先や運用責任者が明確になっていない
例えば、同じ申請について「システムで申請したうえで、紙にも押印して提出する」という運用では、従業員の負担は減りません。現場から見れば作業が増えたように感じられ、システムへの不満につながります。
定着を促すには、導入前に実際の利用者から意見を集め、操作性や入力項目を確認することが大切です。管理部門だけで製品を選ばず、申請する従業員、承認する管理職、処理を行う担当者にもデモや無料体験へ参加してもらいましょう。
導入後は、操作マニュアル、よくある質問、問い合わせ窓口を整備し、一定期間は利用状況を確認します。未利用部門や差し戻しが多い申請を把握し、必要に応じて説明や設定を見直すことも重要です。
システムごとに対応できる業務が異なる
ワークフローシステムは、製品ごとに搭載されている機能や得意とする業務が異なります。基本的な申請・承認には対応できても、自社の複雑な承認ルートや例外処理を再現できない場合があります。
特に確認したいのは、次のような点です。
- 役職、部署、申請金額などによる複雑な条件分岐に対応できるか
- 組織改編や人事異動時に承認ルートを更新しやすいか
- 兼務者や複数上司がいる場合のルートを設定できるか
- スマートフォンやタブレットから利用できるか
- 人事・給与・会計・勤怠システムと連携できるか
- 添付できるファイル形式や容量に制限がないか
- 電子帳簿保存など、必要な制度への対応状況は十分か
例えば、組織改編が多い企業では、毎回すべての承認ルートを手作業で修正しなければならないシステムだと、管理者の負担が大きくなります。組織情報と連動して承認者を自動判定できるか、異動日を基準にルートを切り替えられるかなどを確認するとよいでしょう。
また、「スマートフォン対応」と記載されていても、閲覧や承認だけに対応し、申請フォームの作成や管理者設定はPCでしか行えない場合があります。対応範囲を具体的に確認することが必要です。
法令や制度への対応についても、製品の機能だけで要件を満たせるとは限りません。対象となる書類や保存方法、運用ルールを整理したうえで、提供会社や専門家へ確認しましょう。
セキュリティと権限管理を確認する必要がある
ワークフローシステムでは、従業員情報、契約情報、経費、取引先情報などの個人情報や機密情報を扱う場合があります。情報漏えいや不正閲覧を防ぐため、セキュリティ対策と権限管理を確認しなければなりません。
導入時には、次の項目を確認しましょう。
- 通信時・保存時のデータが暗号化されているか
- 閲覧・申請・承認・管理権限を細かく設定できるか
- IPアドレス制限や多要素認証に対応しているか
- アクセスログや操作履歴を確認できるか
- データの保存場所や保管期間を確認できるか
- 定期的なバックアップが行われているか
- 障害や情報漏えいが起きた場合の対応体制があるか
システム自体に十分なセキュリティ機能があっても、権限設定が適切でなければ情報漏えいにつながります。例えば、すべての管理者が全従業員の申請を閲覧できる状態では、必要以上に情報へアクセスできてしまいます。
また、人事異動や退職が発生した場合は、承認権限や閲覧権限を速やかに変更・削除する必要があります。退職者のアカウントが残っていたり、異動前の部署の情報を閲覧できたりする状態を防がなければなりません。
システム導入時だけでなく、定期的にアカウントや権限を棚卸しする運用も整備しましょう。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際は、機能数や価格だけで判断するのではなく、自社の課題や業務に合っているかを確認することが重要です。多機能な製品であっても、必要な承認ルートを設定できなかったり、現場が使いこなせなかったりすれば、十分な導入効果は得られません。
また、製品比較では管理者向けの機能だけでなく、実際に申請・承認する従業員の使いやすさも確認する必要があります。ここでは、ワークフローシステムを選ぶときの主な比較ポイントを解説します。
導入目的と対象業務を明確にする
最初に行うべきことは、ワークフローシステムを導入する目的と、電子化する対象業務を明確にすることです。
導入目的には、次のようなものがあります。
- 紙の申請書や押印を減らしたい
- 承認にかかる時間を短縮したい
- 申請・決裁の証跡を残し、内部統制を強化したい
- 住所変更や入社手続きなどの人事手続きを電子化したい
- 承認データを分析し、業務改善に活用したい
- 複数拠点やテレワークへ対応したい
- 人事・会計システムへの転記作業を減らしたい
目的が曖昧なまま製品を比較すると、目立つ機能や価格だけで選んでしまい、自社の課題を解決できない可能性があります。
例えば、人事手続きの効率化が目的であれば、住所変更、扶養変更、入社・退職などの申請に対応できるだけでなく、承認後の情報を従業員台帳へ反映できるかが重要です。一方、全社的な稟議や購入申請を電子化したい場合は、複雑な条件分岐や会計システムとの連携を重視する必要があります。
「多機能だから選ぶ」のではなく、「自社のどの課題を、どの機能で解決するのか」を明確にして比較しましょう。
承認ルートを柔軟に設定できるか
ワークフローシステムの中核となるのが、承認ルートの設定機能です。自社の組織構造や決裁規程に対応できるかを確認しましょう。
主な確認項目は次のとおりです。
- 役職・部署・申請金額による条件分岐
- 複数の承認者が順番に処理する複数承認
- 複数人へ同時に承認を依頼する並列承認
- 複数の関係者が意見を確認する合議
- 一定数の賛成で承認する多数決
- 承認者不在時の代理承認
- 長期不在時の自動スキップやルート変更
- 組織改編や人事異動への対応
- 兼務者や複数上司がいる場合の設定
例えば、申請金額が10万円未満なら課長承認、10万円以上なら部長承認、100万円以上なら役員決裁といった条件を設定できるか確認します。
組織改編が多い企業では、異動のたびに個別の承認ルートを修正するのではなく、部署や役職の情報を基準に承認者を自動判定できると、管理工数を抑えやすくなります。
デモや無料体験では、単純なルートだけでなく、自社で最も複雑な申請を一つ選び、実際に再現できるか試すことが重要です。
申請者と承認者が使いやすいか
ワークフローシステムは、管理者だけでなく多くの従業員が利用します。そのため、機能の豊富さだけでなく、申請者と承認者が迷わず操作できるかを確認する必要があります。
比較時には、次の点を確認しましょう。
- 画面構成やメニューが分かりやすいか
- 入力項目を必要最小限にできるか
- 必須項目や入力例が分かりやすいか
- 過去の申請をコピーして再利用できるか
- PCやスマートフォンから利用できるか
- 自分の申請状況を確認しやすいか
- 承認待ちの申請を一覧で確認できるか
- マニュアルを何度も確認しなくても操作できるか
管理者にとって設定しやすいシステムでも、従業員が申請フォームを見つけにくかったり、承認画面が分かりにくかったりすると定着しません。
無料体験やデモを利用する際は、人事・総務などの管理者だけで確認せず、実際に申請する従業員や承認する管理職にも操作してもらいましょう。操作後に、「どこで迷ったか」「入力に時間がかかったか」「現在の方法より使いやすいか」を確認すると、導入後の定着性を判断しやすくなります。
既存システムと連携できるか
ワークフローシステムを単独で利用する場合、承認済みの情報を別のシステムへ転記する作業が残ることがあります。業務全体を効率化するには、自社で利用している既存システムとの連携可否を確認することが重要です。
連携対象となる主なシステムには、次のようなものがあります。
- 人事管理システム
- 勤怠管理システム
- 給与計算システム
- 会計システム
- 経費精算システム
- グループウェア
- ビジネスチャットやメール
- 電子契約システム
例えば、従業員の住所変更申請を承認した後、人事管理システムへ自動反映できれば、人事担当者による転記作業を減らせます。備品購入申請の情報を会計システムへ連携できれば、申請内容を再入力する手間を抑えられます。
主な連携方法には、次のような違いがあります。
- 標準連携：特定のシステムとあらかじめ用意された機能で連携する
- CSV連携：ファイルを出力・取り込みしてデータを受け渡す
- API連携：システム間でデータを自動的に受け渡す
標準連携は設定しやすい一方、対象システムや連携項目が限られる場合があります。CSV連携では手作業が残る可能性があり、API連携では開発や追加費用が必要になることがあります。
連携できるかどうかだけでなく、どのデータを、どの頻度で、どのように反映できるのか、追加費用はいくらかかるのかまで確認しましょう。
セキュリティとサポート体制は十分か
ワークフローシステムでは、個人情報、契約書、稟議内容、経費情報などを扱います。そのため、セキュリティ機能と提供会社の運用体制は重要な比較ポイントです。
主に次の項目を確認しましょう。
- 通信データと保存データの暗号化
- IPアドレスによるアクセス制限
- 多要素認証への対応
- 閲覧・申請・承認・管理権限の設定
- アクセスログや操作ログの保存
- データのバックアップ体制
- 障害発生時の対応や復旧方針
- サービスの稼働状況
- 導入時の初期設定支援
- 問い合わせ方法や受付時間
- 稼働後の運用改善支援
特に人事情報を扱う場合は、部署や役職に応じて閲覧範囲を制限できるか確認する必要があります。申請内容によっては、直属の上司には閲覧させず、人事部門だけで処理したいものもあります。
サポート体制については、メールのみか、電話やオンライン会議にも対応しているかを確認しましょう。初期設定を自社だけで行う必要があるのか、申請フォームや承認ルートの設計を支援してもらえるのかによって、導入工数が変わります。
費用対効果を比較する
ワークフローシステムの価格を比較する際は、従業員一人あたりの単価や月額料金だけで判断しないことが重要です。自社に必要な機能を利用した場合の総額と、導入によって削減できる費用・作業時間を比較しましょう。
費用として確認したい項目は次のとおりです。
- 初期費用
- 月額料金
- 最低利用人数や最低契約金額
- 申請フォーム数や保存容量による追加料金
- オプション機能の費用
- 既存データの移行費用
- 導入・運用サポート費用
- 外部システムとの連携費用
- カスタマイズ費用
一方、導入効果としては、次のような項目を算出します。
- 申請書を作成・提出する時間
- 承認者や承認ルートを確認する時間
- 承認状況を問い合わせる時間
- 管理部門が催促する時間
- 別システムへ転記する時間
- 差し戻しや入力ミスを修正する時間
- 紙の印刷・郵送・保管にかかる費用
- 過去の申請書を検索する時間
- 監査時に証跡を収集する時間
例えば、月額料金が低いシステムでも、必要な機能がすべてオプション扱いであれば、総額が高くなる場合があります。反対に、一定の利用料がかかっても、転記や問い合わせ対応を大きく減らせるなら、費用対効果が高い可能性があります。
複数製品を比較する際は、同じ利用人数、必要機能、連携条件、サポート範囲で見積もりを取得し、条件をそろえて比較しましょう。また、無料体験や小規模な試験導入を行い、実際にどれだけ作業時間を削減できるか確認すると、社内稟議の材料としても活用しやすくなります。
ワークフローを人事DXにつなげる方法
ワークフローの電子化は、申請・承認にかかる時間を減らすだけの取り組みではありません。人事・総務部門で扱う各種申請をデータ化し、従業員情報や組織情報と連携させることで、人事DXの基盤として活用できます。
人事DXを進めるうえで重要なのは、紙やExcelを単にシステムへ置き換えることではなく、申請データを人事情報として蓄積し、配置、育成、評価、組織運営へ活かせる状態を整えることです。
ここでは、人事・総務部門のワークフローを、業務効率化から人材活用へつなげる方法を解説します。
人事・総務部門で電子化しやすい申請業務
人事・総務部門では、従業員からさまざまな申請や届け出を受け付けています。これらの業務は、入力項目や承認ルートが一定であることが多く、ワークフローシステムで電子化しやすい領域です。
代表的な申請業務には、次のようなものがあります。
- 入社・退職に関する手続き
- 住所・氏名・連絡先の変更
- 扶養家族の追加・削除
- 休職・復職申請
- 異動・昇格申請
- 雇用契約の更新
- 資格取得・研修受講申請
- 人事評価シートの提出・承認
- 在籍証明書や就労証明書などの発行依頼
例えば、従業員の住所変更では、新住所、変更日、通勤経路、必要書類などを申請フォームに入力してもらい、上司や人事担当者が内容を確認します。紙の申請書を利用している場合は、配布、記入、押印、回収、転記、保管といった作業が必要です。
ワークフローシステムを利用すれば、従業員はシステム上から申請でき、人事担当者も承認状況や未処理の申請を一覧で確認できます。入力必須項目を設定することで、必要事項の記載漏れも防ぎやすくなります。
人事評価の提出や研修受講申請なども、申請者、確認者、承認者が明確であるため、電子化しやすい業務です。まずは件数が多く、作業負担や差し戻しが発生しやすい申請から対象にすると、導入効果を確認しやすくなります。
申請データを人事情報へ反映する
人事ワークフローを電子化する際は、申請を受け付けるだけでなく、承認後の情報をどのように人事データへ反映するかまで設計することが重要です。
紙やExcelで申請を受け付けている企業では、従業員が記入した内容を人事担当者が人事台帳、給与計算システム、勤怠管理システムなどへ転記しているケースがあります。この運用では、同じ情報を何度も入力することになり、作業負担や入力ミスが発生しやすくなります。
例えば、住所変更を受け付けた場合、次のような作業が必要になることがあります。
- 従業員から申請書を受け取る
- 記載内容や添付書類を確認する
- 人事台帳の住所を変更する
- 給与計算システムの情報を更新する
- 通勤手当や社会保険に関する情報を確認する
- 紙の申請書をファイリングする
このうち、従業員が申請時に入力した情報を承認後の従業員台帳へ反映できれば、人事担当者による再入力を減らせます。
申請データを人事情報へ連携することで、次のような効果が期待できます。
- 従業員が申請した情報を人事担当者が転記する作業を減らせる
- 承認済みの情報を従業員台帳へ反映しやすくなる
- 人事情報と申請データの不一致を防ぎやすくなる
- 同じ情報を複数システムへ入力する負担を軽減できる
- 最新の従業員情報を一元管理しやすくなる
ただし、申請された情報をすべて自動反映することが適切とは限りません。住所や氏名、扶養家族などは、添付書類や関連手続きの確認が必要になる場合があります。
そのため、「申請」「確認」「承認」「人事情報への反映」という工程を整理し、どの段階で誰が内容を確認するのかを決めておくことが重要です。自動化できる作業と、人による判断が必要な作業を分けて設計しましょう。
組織情報と連動した承認ルートを整備する
人事・総務部門のワークフローでは、申請者の所属部署や役職に応じて承認者が変わります。そのため、組織図や従業員情報と承認ルートを連動させることが重要です。
例えば、休職申請では直属の上司、部門長、人事責任者などの承認が必要になる場合があります。異動申請では、現在の所属部署と異動先の責任者が関わることもあります。
紙やメールで運用している場合、申請者が自分で承認者を確認しなければなりません。また、組織改編や人事異動後も古い承認者へ申請が送られることがあります。
組織情報とワークフローを連動させる際は、次の点を整理しましょう。
- 所属部署や役職に応じて承認者を設定する
- 人事異動や組織改編後も正しい承認ルートへ更新する
- 兼務や複数上司がいる場合のルールを決める
- 承認者が不在の場合の代理承認者を設定する
- 組織図と承認権限の不一致を防ぐ
- 誰がどの範囲の決裁権限を持つかを可視化する
例えば、組織情報を基準に「所属部署の課長」「所属部署の部長」といった形で承認者を設定できれば、人事異動後も新しい役職者へ申請を回しやすくなります。
一方、担当者名を承認ルートへ直接登録している場合は、異動や退職のたびに個別修正が必要です。更新を忘れると、旧担当者へ通知が届いたり、申請が停止したりする可能性があります。
また、組織図に表示される上司と、実際の決裁権限を持つ人が一致しないケースもあります。組織上の指揮命令関係と決裁規程を整理し、どの情報を承認ルートの基準とするかを決めることが必要です。
定型業務の削減をタレントマネジメントにつなげる
ワークフローを電子化する目的は、人事担当者の作業時間を減らすことだけではありません。定型業務を効率化し、削減した時間を人材配置、育成、評価、離職防止などの戦略的な業務へ振り向けることが重要です。
人事部門では、申請書の確認、情報の転記、承認の催促、書類のファイリングなどに多くの時間を取られることがあります。これらの作業を減らすことで、人事担当者は従業員や組織に関するデータを分析し、施策を検討する時間を確保しやすくなります。
タレントマネジメントに活用したい主な人事データには、次のようなものがあります。
- 人事評価の履歴
- 従業員の保有スキル
- 保有資格
- 研修の受講履歴
- 過去の異動履歴
- 適性検査の結果
- 本人のキャリア希望
例えば、資格取得申請をワークフロー上で処理するだけでは、その資格を持つ従業員を配置検討時に探せない可能性があります。承認済みの資格情報を従業員データへ登録し、検索できる状態にしておけば、新規プロジェクトの人材選定や育成計画に活用しやすくなります。
研修受講申請についても、申請・承認だけで終わらせず、受講履歴、受講目的、習得スキル、受講後の評価などを蓄積すれば、従業員ごとの育成状況を確認できます。
また、人事評価の提出・承認を電子化し、過去の評価履歴を一元管理すると、単年度の評価だけでなく、中長期的な成長や傾向を確認しやすくなります。
申請・承認業務と従業員情報を別々に管理するのではなく、人事データとして一元化することで、次のような人事施策へつなげられます。
- 必要なスキルを持つ従業員の検索
- 異動候補者の比較・検討
- 従業員ごとの育成計画の作成
- 資格や経験が不足している部門の把握
- 評価履歴を踏まえた配置や登用の検討
- キャリア希望と配属状況の確認
ワークフローの電子化は、人事DXの入口です。業務効率化によって生まれた時間と、蓄積した人事データの両方を活用することで、タレントマネジメントや戦略人事へつなげやすくなります。
人事ワークフローと人事情報を一元管理する選択肢
人事・総務部門のワークフローを効率化する方法には、大きく分けて二つの選択肢があります。
- ワークフロー専用システムで申請・承認業務を電子化する
- 人事管理システムを活用し、申請・承認と従業員情報をまとめて管理する
全社的な稟議、経費精算、契約申請など、幅広い業務を電子化したい場合は、ワークフロー専用システムが適している場合があります。一方、住所変更、入社手続き、人事評価、異動申請など、人事情報と関係する業務を中心に効率化したい場合は、人事管理システムに搭載された申請・承認機能も選択肢になります。
クラウド型人事管理システム「サイレコ」は、従業員情報を一元管理し、人事業務の効率化や人材データの活用を支援するシステムです。
人事業務において、次のような電子化・管理に活用できます。
- 入社手続き
- 従業員情報の変更
- 各種申請・承認
- 給与明細の発行
- 従業員基本情報の一元管理
- 評価履歴の蓄積
- スキル・資格情報の管理
- 適性検査結果の管理
- 異動履歴の管理
- 組織図の可視化
申請・承認機能と従業員情報を同じ基盤で管理すると、承認された情報を人事データとして活用しやすくなります。組織情報、評価、スキル、異動履歴などをまとめて確認できれば、人材配置や育成計画を検討する際にも役立ちます。
ただし、企業ごとに必要な機能や運用方法は異なります。ワークフロー専用システムの方が複雑な承認ルートへ対応しやすい場合もあれば、人事管理システムで人事情報との連携を優先した方が効率的な場合もあります。
導入前には、次の点を確認しましょう。
- 電子化したい申請業務に対応できるか
- 自社の承認ルートを設定できるか
- 対象となる従業員数や拠点数に対応できるか
- 既存の人事・給与・勤怠システムと連携できるか
- 申請データをどこまで人事情報へ反映できるか
- 管理者と従業員の双方が使いやすいか
- 導入・運用に必要な費用と支援内容は適切か
資料請求やデモ、無料体験を利用し、自社の申請フォームや承認ルートを実際に再現できるか確認することが重要です。管理部門だけで判断せず、申請者や承認者にも操作してもらうと、導入後の運用を具体的にイメージしやすくなります。
ワークフローに関するよくある質問
ワークフローとは簡単にいうと何ですか？
ワークフローとは、一つの仕事が始まってから完了するまでの一連の流れです。
企業では、申請者が必要事項を入力・提出し、上司や関係部署が内容を確認・承認し、最終的な決裁者が判断するまでの流れなどを指します。
例えば、備品購入では「購入申請」「上司の承認」「経理部門の確認」「発注」「納品確認」といった流れがワークフローです。誰が何をどの順番で行うのかを整理することで、確認漏れや業務の停滞を防ぎやすくなります。
ワークフローと業務フローの違いは何ですか？
ワークフローと業務フローは、どちらも仕事の流れを表す言葉です。ただし、一般的には対象とする範囲や着目点が異なります。
ワークフローは、申請、確認、承認、決裁など、担当者間で情報や権限が移動する流れを指すことが多い言葉です。
一方、業務フローは、業務全体の作業手順を図や文章で整理したものとして使われる傾向があります。
例えば、備品購入に関する「必要な備品を選ぶ」「見積もりを取得する」「申請する」「発注する」「納品を確認する」という一連の手順が業務フローです。その中にある「申請者から上司、経理、決裁者へ承認を回す流れ」がワークフローにあたります。
ただし、実務では両者を同じ意味で使う場合もあります。業務改善やシステム導入の際は、用語の違いよりも、どの業務範囲を見直すのかを明確にすることが重要です。
ワークフローシステムでは何ができますか？
ワークフローシステムでは、申請から承認、決裁、保管までの業務を電子化できます。
主な機能には、次のようなものがあります。
- 申請フォームの作成・管理
- 承認ルートの設定
- 申請内容に応じた条件分岐
- 承認者への自動通知
- 申請・承認状況の確認
- 差し戻し・再申請
- 代理承認
- 承認履歴や操作ログの保存
- 過去の申請データの検索・集計
- 人事・会計などの外部システムとの連携
ただし、対応できる承認ルート、スマートフォン機能、外部システムとの連携範囲などは製品によって異なります。自社の業務要件と照らし合わせて確認することが必要です。
小規模な企業でもワークフローシステムは必要ですか？
ワークフローシステムが必要かどうかは、従業員数だけでは判断できません。
小規模な企業であっても、次のような課題がある場合は、導入によって業務を改善できる可能性があります。
- 申請件数が多い
- 承認者が外出や出張で不在になることが多い
- 複数の店舗や拠点がある
- 紙やメールによる申請の進捗を確認しにくい
- 申請内容を人事・会計システムへ転記している
- 誰がいつ承認したのかを記録する必要がある
- テレワークへ対応したい
一方、申請件数が少なく、承認ルートも単純で、現状の運用に大きな問題がない場合は、導入費用が効果を上回ることもあります。
現在の申請件数、処理時間、転記作業、問い合わせ件数などを整理し、導入によってどの程度の負担を削減できるかを確認しましょう。
Excelでワークフローを管理することはできますか？
申請件数が少なく、承認ルートが単純な場合は、Excelでもワークフローを管理できます。申請内容を一覧化し、処理状況や承認者を記録する方法であれば、特別なシステムを導入せずに始められます。
ただし、申請件数や利用者が増えると、次のような問題が発生しやすくなります。
- 複数人で同時に更新しにくい
- ファイルの上書きや先祖返りが起こる
- 最新版のファイルが分からなくなる
- 承認依頼や催促を個別に行う必要がある
- 誰がいつ承認したのか証跡を残しにくい
- 組織変更のたびに承認者を修正する必要がある
- 過去データの検索や集計に手間がかかる
Excel管理が適しているかどうかは、申請数、利用人数、承認ルートの複雑さ、証跡管理の必要性などによって異なります。
管理が複雑になり、確認や転記に時間がかかっている場合は、ワークフローシステムへの移行を検討するタイミングといえるでしょう。
ワークフローシステム導入前に何を準備すべきですか？
ワークフローシステムを導入する前には、現在の業務内容と承認ルートを整理する必要があります。
主に準備したい項目は次のとおりです。
- 電子化する対象業務
- 現在使用している申請フォーム
- 申請時に必要な入力項目
- 申請者・確認者・承認者・決裁者
- 役職や金額に応じた決裁権限
- 差し戻しや却下のルール
- 承認者不在時の代理承認ルール
- 組織改編や人事異動時の更新方法
- 添付が必要な書類
- 申請データや証跡の保管期間
- 既存システムとの連携要件
- 閲覧・管理権限
現行業務をそのまま電子化するのではなく、不要な承認者や入力項目がないかも確認しましょう。
例えば、同じ内容を複数の申請書へ記入している場合は、フォームを統合できる可能性があります。慣習だけで残っている承認工程があれば、決裁規程やリスクを確認したうえで削減を検討できます。
システム導入前にワークフローを整理しておくことで、設定作業を進めやすくなり、導入後の操作負担や差し戻しを減らしやすくなります。
まとめ
ワークフローとは、申請・確認・承認・決裁など、業務が始まってから完了するまでの一連の流れを指します。紙やExcel、メールで管理していると、最新版の申請書を探す手間や承認の滞留、転記ミス、証跡管理の負担が生じやすくなります。
ワークフローシステムを導入すれば、申請フォームや承認ルートの一元管理、進捗確認、リマインド、履歴保存などが可能です。ただし、現在の複雑な手続きをそのまま電子化すると、かえって使いにくくなる場合があります。導入前に対象業務や承認権限を整理し、操作性、連携機能、セキュリティ、総コストを比較することが重要です。
人事・総務部門では、申請承認と従業員情報を一元管理することで、業務効率化だけでなく、人材配置や育成、タレントマネジメントにもつなげられます。人事ワークフローの見直しを検討している場合は、資料請求や無料体験を活用し、自社の運用に合うシステムか確認してみましょう。
導入までの流れ
無料体験
資料請求