人事の人手不足を解消するには、担当者を増やすだけでなく、現在の業務を見直して「人が判断すべき仕事」と「仕組み化できる仕事」を分けることが重要です。
特に、従業員情報の入力・更新、申請・承認、評価の集計、人事データの集計など、定型的な業務は、業務フローの整理やシステム活用によって負担を減らせる可能性があります。
本記事では、人事の人手不足によって業務負担が増える原因を整理したうえで、限られた人員で人事業務を進めるための効率化の方法、人事管理システムを導入するときのポイントを解説します。
この記事の要約
- 人事の人手不足対策では、人員を増やすだけでなく「業務そのものを減らす」視点が重要です。
- まず人事業務を洗い出し、「廃止・簡素化・標準化・自動化」に分類します。
- 従業員情報の管理、申請・承認、評価、集計などの定型業務は、システム化によって効率化できる場合があります。
- 人事管理システムを導入する場合も、先に自社の業務課題と必要な機能を整理することが重要です。
人事の人手不足は「人を増やす」だけでなく業務を減らす視点が重要
人手不足への対応というと、採用活動を強化したり、人事担当者を増員したりする方法がまず考えられます。しかし、採用市場そのものが厳しい状況では、必要な人数をすぐに確保できるとは限りません。
厚生労働省の「令和7年版 労働経済の分析」では、日本の労働市場について「長期的かつ粘着的な人手不足」の状況にあると分析されています。また、生産年齢人口の減少による人手不足が経済成長の制約となることも指摘されています。
こうした環境では、人員を増やすだけでなく、限られた人員で業務を回せる仕組みを整えることも重要です。
中小企業庁も、構造的な人手不足への対応として、デジタル化や設備投資によって付加価値や労働生産性を高めることの重要性を示しています。
人事部門では「担当者不足」と「業務量の多さ」を分けて考える
人事の人手不足を考えるときは、「人が足りない」という状態だけを見るのではなく、なぜ現在の人数では業務が回らないのかを確認する必要があります。
たとえば、人事担当者が少ないことに加えて、次のような状態が重なると、一人あたりの業務負担は大きくなります。
- 従業員情報を複数のExcelやファイルで管理している
- 同じ情報を複数のシステムへ入力している
- 紙やメールで申請・承認を行っている
- 人事評価の配布・回収・集計を手作業で行っている
- 人事データを集計するたびにExcelを加工している
- 異動や組織変更のたびに複数の資料を更新している
- 特定の担当者しか分からない業務がある
このような場合は、単純な増員だけでなく、業務の進め方そのものを見直す余地があります。
人事の人手不足で負担が増えやすい5つの業務
人事部門の業務は採用、労務、評価、異動、従業員情報の管理など多岐にわたります。その中でも、人手不足の影響を受けやすいのが、情報入力や確認、転記、集計などの定型業務です。
| 業務 | 負担が増えやすい理由 | 見直しの方向性 |
|---|---|---|
| 従業員情報の管理 | 入社・異動・住所変更などで更新が発生する | 情報の一元管理、入力方法の見直し |
| 申請・承認 | 紙やメールでのやり取り、転記が発生する | ワークフロー化、電子化 |
| 人事評価 | 評価シートの配布・回収・集計に手間がかかる | 評価業務のシステム化 |
| 人事データの集計 | 複数ファイルから情報を集める必要がある | データの一元化、集計方法の標準化 |
| 組織変更・人事異動 | 組織図や従業員情報など複数の情報更新が必要になる | 組織情報・履歴の一元管理 |
従業員情報の入力・更新
従業員情報は、入社、退社、異動、昇格、住所変更など、さまざまなタイミングで更新が発生します。
複数のExcelファイルや紙の書類を使って管理している場合、同じ情報を何度も入力したり、更新漏れを確認したりする作業が発生します。
人事担当者が少ない企業ほど、このような細かな作業が積み重なって大きな負担になる可能性があります。
申請・承認・書類処理
申請書を作成し、メールや紙で提出し、担当者が確認して承認するという業務フローでは、申請そのものだけでなく、進捗確認や書類の保管にも手間がかかります。
特に申請件数が増えると、「誰の申請が止まっているのか」「どこまで承認されたのか」を確認する作業も発生します。
人事評価の集計・進捗管理
人事評価では、評価シートの配布、入力、回収、確認、集計、評価調整など、複数の工程が発生します。
Excelや紙を中心に運用している場合、回収状況の確認やファイルの取りまとめだけでも人事担当者の負担になることがあります。
人事データの集計・資料作成
人事部門では、従業員数、所属、役職、評価、異動履歴など、さまざまな情報を扱います。
これらが複数のファイルやシステムに分散していると、必要なデータを集めてから加工する作業が必要になります。
その結果、人事担当者が「データを活用して考える時間」よりも「データを集める時間」に多くの時間を使うケースも考えられます。
異動・組織変更への対応
組織変更や人事異動では、所属情報、役職、組織図など複数の情報を更新する必要があります。
過去の組織構成を確認したい場合にも、古いファイルを探したり、担当者に確認したりする必要があると、業務負担が増えます。
人事の人手不足を解消する業務効率化の5ステップ
人手不足だからといって、いきなり人事管理システムを導入する必要はありません。
まず現在の業務を整理し、「本当に必要な業務なのか」「もっと簡単にできないか」「システムに任せられないか」を順番に確認することが重要です。
1．人事業務をすべて洗い出す
最初に行うのは、現在どのような人事業務が存在するのかを一覧化することです。
業務を洗い出す際には、次の項目を整理すると、負担の大きい業務を見つけやすくなります。
- 業務名
- 担当者
- 実施頻度
- 1回あたりのおおよその作業量
- 使用しているExcel・システム・書類
- 他部署とのやり取りの有無
- 手作業や転記の有無
- 特定の担当者に依存しているか
「忙しい業務」だけを感覚で選ぶのではなく、業務を一覧化することがポイントです。
2．「廃止・簡素化・標準化・自動化」に分類する
業務を洗い出したら、すべての業務をシステム化するのではなく、次の4つに分類します。
| 分類 | 考えること |
|---|---|
| 廃止 | 本当に必要な業務なのか |
| 簡素化 | 手順や確認項目を減らせないか |
| 標準化 | 誰が担当しても同じ方法で処理できるか |
| 自動化 | システムなどに任せられないか |
この順番で考えることで、「今ある業務をそのままシステムに移す」だけの状態を避けられます。
3．属人化している業務を標準化する
人手不足の企業では、担当者が少ないことから、特定の人に業務が集中するケースがあります。
たとえば、「このExcelのどこを見ればよいのか」「この申請は誰に確認すればよいのか」といった情報が担当者の経験や記憶に依存している状態です。
このような業務は、手順、担当者、承認者、使用するデータなどを整理して、誰が担当しても一定の手順で処理できる状態を目指します。
4．定型業務をシステム化する
業務を整理した後、手作業で行う必要性が低い定型業務については、システム化を検討します。
特に、人事情報の入力・更新、申請・承認、評価の回収・集計、組織情報の管理などは、人事管理システムの活用を検討しやすい領域です。
ただし、「システム化できるか」だけではなく、「システム化することで現在の課題が解決するか」を確認することが重要です。
5．効率化後の効果を確認する
業務を効率化したら、導入前と導入後で何が変わったのかを確認します。
たとえば、次のような指標を設定できます。
- 1回の処理にかかる時間
- 月間の処理件数
- 入力・転記の回数
- 申請・承認にかかる期間
- 差し戻しや入力ミスの件数
- 担当者への問い合わせ件数
重要なのは、システムを導入したこと自体を成果にしないことです。人事担当者の業務負担がどのように変化したのかを確認しましょう。
人事管理システムで効率化しやすい業務とは？
人事管理システムは、すべての人事業務を自動的に解決するものではありません。しかし、従業員情報の管理や申請・承認、評価、組織情報の管理など、一定のルールに基づいて繰り返し発生する業務では活用を検討できます。
従業員情報を一元管理する
人事管理システムを活用する方法の一つが、従業員情報を一元管理することです。
サイレコでは、従業員管理機能に加えて、管理項目をカスタマイズできる機能や情報の一括入力などが公式に案内されています。
複数のファイルを個別に確認するのではなく、必要な人事情報を管理する仕組みを整えることで、情報を探す・転記するといった作業の見直しにつなげられます。
申請・承認をワークフロー化する
紙やメールを使った申請では、書類の受け渡しや承認状況の確認などに手間がかかります。
サイレコでは、申請承認管理やワークフローの機能が提供されており、各種申請・承認業務の効率化やペーパーレス化に活用できます。
ただし、実際の業務フローをそのままシステムへ移すのではなく、導入前に「不要な申請はないか」「承認者は適切か」などを確認しておくことが重要です。
人事評価の業務をシステム化する
評価業務では、評価シートの配布・回収、進捗確認、評価結果の集計など、複数の作業が発生します。
サイレコでは、評価シートの作成・配布・回収や評価点の調整など、評価業務を効率化する機能が公式に案内されています。
なお、サイレコの料金ページでは評価機能がオプションとして掲載されています。利用を検討する場合は、契約するプランや利用したい機能を事前に確認しましょう。
人事データを集計・可視化する
人事担当者がデータを活用するうえでは、必要な情報を集めること自体が負担になる場合があります。
サイレコでは、管理項目をカスタマイズできる従業員管理や、人事情報の集計、経年変化の可視化などが公式機能として案内されています。
ただし、どの情報を登録するのか、誰が更新するのか、どの情報を経営判断に利用するのかといった運用ルールは、企業側で整理する必要があります。
組織変更や人事異動を管理する
人事異動では、現在の組織構成だけでなく、過去の組織や異動後の配置を確認する必要があります。
サイレコでは、組織図、組織構成の履歴検索、基準日設定、人事異動シミュレーションなどの機能が公式に案内されています。
そのため、異動や組織変更の検討時に、組織情報と従業員情報を確認する仕組みを整えたい企業では、活用方法を検討できます。
人手不足対策で人事管理システムを導入する前のチェックポイント
人手不足を理由に人事管理システムを導入する場合、「機能が多いシステムを選ぶ」ことを目的にしないことが重要です。
先に現在の業務を整理し、自社の課題に必要な機能を確認しましょう。
何の業務を効率化するのか決める
まず、「人手不足だからシステムを導入する」のではなく、「どの業務にどれだけ負担がかかっているのか」を整理します。
たとえば、従業員情報の更新が負担なら従業員管理、申請処理が負担ならワークフロー、評価業務が負担なら評価機能というように、課題と必要な機能を対応させます。
既存システムとの役割分担を確認する
すでに給与、勤怠、労務などのシステムを利用している場合、新しい人事管理システムとどのように役割を分けるのかを確認する必要があります。
サイレコでは、複数のシステムで管理している情報をCSVファイルで一括登録できる機能などが公式に案内されています。
導入前には、自社で使用しているシステムやデータ形式、連携方法などを確認しましょう。
データ・権限・運用ルールを整理する
人事情報には従業員に関する重要な情報が含まれるため、システムの機能だけでなく、誰がどの情報を登録・確認・変更できるのかを整理することが重要です。
導入前に、少なくとも次の項目を確認しておきましょう。
- どの人事情報を登録するか
- 誰が情報を登録・更新するか
- 誰が確認できるか
- 情報をいつ更新するか
- 既存データをどのように移行するか
- 既存システムとどのように使い分けるか
導入後の効果測定方法を決める
導入後の効果を確認するため、導入前の業務時間や処理件数などを可能な範囲で把握しておきます。
「便利になった」という感覚だけで判断せず、業務時間、処理期間、入力回数、ミスや差し戻しの件数など、確認可能な指標を決めておくと、導入後の見直しにも活用できます。
人事の人手不足対策にサイレコを活用する方法
HRオートメーションシステム「サイレコ」は、組織人事の情報を蓄積し、経営情報としての活用を支援するクラウド型人事管理システムです。
人事の人手不足対策として検討する場合は、すべての機能を一度に使うのではなく、自社で負担の大きい業務とサイレコの機能を対応させて考えることがポイントです。
| 人事業務の課題 | サイレコで確認できる関連機能 |
|---|---|
| 従業員情報が分散している | 従業員管理・管理項目のカスタマイズ・一括入力 |
| 申請・承認に手間がかかる | 申請承認管理・ワークフロー |
| 評価業務の負担が大きい | 評価シートの作成・配布・回収、評価点調整 |
| 人事データを集計しにくい | 管理項目のカスタマイズ・集計・経年変化の可視化 |
| 組織変更や異動情報を管理しにくい | 組織図・組織構成の履歴検索・人事異動シミュレーション |
サイレコの公式サイトでは、導入時の初期設定や情報登録、運用設計などについて、契約後に専任のサポートチームが支援すると案内されています。また、申し込みからアカウント付与、初期設定、運用開始までの導入フローも掲載されています。
サイレコでは14日間の無料トライアルも案内されています。実際の業務に合うかを確認する場合は、現在の業務フローと照らし合わせながら検討するとよいでしょう。
ポイント
サイレコを導入すれば、人事の人手不足そのものが自動的に解消されるわけではありません。どの業務を効率化したいのかを先に整理し、その課題に合う機能を確認することが重要です。
人事の人手不足を解消するためのチェックリスト
人事業務の効率化を始める前に、次の項目を確認してみましょう。
- □ 人事業務を一覧化できている
- □ 担当者ごとの業務量を把握している
- □ 特定の担当者に依存している業務を把握している
- □ 紙やExcelによる管理が必要なのか見直している
- □ 同じ情報を複数回入力していないか確認している
- □ 不要な申請や確認工程がないか確認している
- □ 標準化できる業務を整理している
- □ システム化したい業務を明確にしている
- □ 既存システムとの役割分担を確認している
- □ 導入後に効果を測定する指標を決めている
人事の人手不足に関するよくある質問
人事の人手不足は、人員を増やす以外に対策できますか？
はい。人事業務を洗い出したうえで、不要な業務の廃止、手順の簡素化、業務の標準化、定型業務の自動化などを進める方法があります。特に、入力・転記・集計・申請処理などの定型業務は、業務フローやシステムの見直しによって効率化できる可能性があります。
人事管理システムを導入すれば、人手不足は解消できますか？
システムを導入するだけで人手不足そのものが解消されるわけではありません。まず、現在の人事業務を整理し、どの業務を減らしたいのか、どこを標準化・自動化したいのかを明確にすることが重要です。
人事管理システムは、何を基準に選べばよいですか？
まず「何の業務を効率化したいのか」を明確にしましょう。そのうえで、必要な機能、既存システムとの連携、データ移行、権限設定、サポート、料金などを確認します。機能の多さだけでなく、自社の業務フローに合っているかを確認することが重要です。
まとめ｜人事の人手不足は、業務を整理してから効率化する
人事の人手不足への対応では、担当者を増やすことだけでなく、限られた人員で業務を回せる仕組みをつくることが重要です。
まずは現在の人事業務を洗い出し、「廃止・簡素化・標準化・自動化」の4つの視点から見直しましょう。
そのうえで、従業員情報の管理、申請・承認、人事評価、人事データの集計、組織変更など、定型的な業務については人事管理システムの活用を検討できます。
システム導入を検討する際は、「人手不足だから導入する」のではなく、「どの業務の負担を減らしたいのか」を明確にしてから、必要な機能や既存システムとの連携、料金、サポートなどを比較することが大切です。
人事業務の一元管理や申請・承認、評価、組織情報の管理などを見直したい場合は、サイレコの公式機能や導入事例を確認し、自社の業務課題に合うか検討してみましょう。
人事業務の効率化を検討している方へ
サイレコでは、従業員情報の一元管理、申請・承認、組織図、組織構成の履歴検索、人事評価、人事情報の集計など、人事業務の効率化に関係する機能を提供しています。
自社の人事業務にどのように活用できるか、公式サイトで機能や料金、導入事例を確認してみてください。
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