当社は複数の保育園を運営している会社です。離れた拠点で働く従業員の情報管理やシフト調整をするため、独自のシステムを使用しています。しかし、用途に合わせて別々のシステムを使っており、また、人事管理に関しては社内で作ったシステムだったため、非常に非効率でした。

そこで、業務の効率化をすすめるため情報を一元管理できるシステムを探し始めたのがきっかけです。

数十社から情報を取り寄せ、最終的に3社に絞って提案をしていただいたのですが、アクティブ アンド カンパニーの営業の方から一番熱意が伝わってきたというのが大きかったです。他社の方は汎用的な資料だったのですが、アクティブ アンド カンパニーさんは当社の課題に合わせた資料でプレゼンをしてくれました。その想いにくわえて、サイレコの機能的な部分やランニングコストの安さなどが決め手となり導入を決定しました。

これまでは、申請書類の一部はペーパーで管理しており、最終的に人事担当者がシステムに打ち込む必要がありました。ですがサイレコを使えば、本人自らが情報を入力し、あとは設定した承認ルートの担当者がチェックしていくだけ。おかげで各種ワークフローがとても楽になり、ペーパーレスと作業効率向上につながっていると思います。

シフトを調整する際にもサイレコを活用しています。今までは各園長がそれぞれに取りまとめ、シフトを組み、結果を本社に提出してから本社が最終調整するという流れだったのですが、サイレコのワークフローを活用して希望日を申請する流れに変えました。本社にシフト希望日が集まったら、あとはCSVデータを抽出して専用システムにインポートするだけ。手間だった作業を2工程ほど削減できました。

面談の機会が比較的多いのも当社の特徴なので、今後は面談を通してあがってきた従業員の声や、相談窓口に届いた意見なども、閲覧権限を精査した上でサイレコに蓄積していきたいと考えています。そうした情報を、従業員のキャリア形成や働きやすい職場環境づくりのために活用していきたいです。

直近の目標は、サイレコを活用して人事評価も効率的に実施することです。サイレコ上で評価シートの記入や集計が完結できれば、大きな業務改善につながると期待しています。

こうした効率化によって削減できた時間を活かし、今後はより戦略的な仕事に集中していきたいと考えています。一番力を入れたいのは、より良い会社の仕組みづくりです。イベントの企画や人事制度の改定など、どうすれば従業員の満足度をあげることができるのかを考え、働きがいのある職場づくりのために取り組んでいきたいと思います。