課題は大きく二つありました。一つは、人事考課のアナログ管理です。評価のプロセスがExcel管理やメールによるやり取りになっていて、人為的なミスによる情報漏洩の懸念がありました。数年前までは社員数が30名ほどだったので管理できる範囲だったのですが、社員数が増えるにつれてアナログでの管理に限界を感じ始めたのです。

もう一つは、属人的な情報管理です。これまで人事情報の管理は、ベテランに頼っていたところがあり、必要な情報を抽出するのに特定の人を介さなければならない状況でした。これでは時間もかかりますし、一人に頼るのは会社としてのリスクも高くなってしまいます。

こういった課題感から、人事に関する煩雑な管理体制を見直そうと思いました。

一番の理由は、導入コスト、ランニングコストともに当社の希望範囲だったことです。最初から大規模なシステム導入ではなく、まずは小さくスタートさせることができるのが魅力でした。コストメリットがあるぶん、設定は大変なのではないかと思っていたのですが、アクティブ アンド カンパニーの担当者の方にしっかりサポートしていただいたので、特に問題はありませんでした。

まずは、評価機能を優先して導入しました。正直、これまでExcelで管理していた評価シートをサイレコ内でうまく再現できるか心配だったんです。各種項目、評価段階やウェイトなどの細かな設定に、最初は難航しましたが、担当者の方のサポートのおかげで、満足いく形に再現することができました。

もともとの課題だった、メールの誤送信などの人為的なミスの心配がなくなりました。

また、目標シートの配布から、目標設定、評価者による目標承認などの一連の流れが、すべてサイレコ上で管理できるようになったのも大きな変化です。以前は、誰が終わって誰が終わっていないか、そういうプロセス管理にも気を取られていましたし、気がつけば締め切り間近だったというケースも頻発していました。それが今では、リアルタイムで把握できるようになり助かっています。

一番期待しているのは、どこにどの情報があるのか、特定の人しか把握できていない状況が改善されることです。同時に、ペーパレス化にも期待しています。実際に評価機能に関しては、完全にテレワークで実施でき、ペーパレス化にも繋がりました。

本当に助かりました。何しろ対応が速く、いつも親身になって対応してくださるのです。4月の評価機能導入が間に合ったのは、アクティブ アンド カンパニーの担当者の方のおかげです。

評価機能のシステム化は整いましたが、実は評価制度自体を見直す必要があると感じています。当社は現在、広告事業だけでなく博物館やカフェなどの店舗運営受託といった事業展開をすすめています。ですので、これまでの営業職の評価基準と、店舗で働くスタッフの評価基準が同じというわけにはいきません。特にコンピテンシー評価の改定は喫緊の課題で、すべての社員にとって納得性のある評価体系を整えたいと思っています。

また、サイレコによる人事情報管理をすすめていき、管理の一元化と業務の効率化をさらに進めていきたいと考えています。