人事管理システムの導入を検討した理由は、まず事業拡大にともなう人員増加です。弊社はホテルの客室清掃やビルなどの清掃業を主な事業としています。インバウンド増加によるホテルの稼働率の上昇で、今後も従業員数は増加する予定のため、これまでのようなExcelや紙管理の在り方を改める必要性を感じていました。

また、資格の有効期限を正確に管理したいという思いもありました。特に外国人労働者の場合、正社員として雇っている者もいれば、特定技能外国人、特定技能実習生など、さまざまな雇用形態の従業員がいます。100名以上いる彼らの在留資格やパスポートの有効期限を、ミスなく管理できるシステムがないか検討していました。

サイレコは、人事情報の基本的な管理ができるのはもちろん、基本プランの中に「アラート機能」が含まれている点が魅力でした。一人ひとり違うパスポートの有効期限を登録し、事前に更新のタイミングを知らせてくれる活用方法があると知り、弊社の課題点と非常にマッチしていると感じました。他社のシステムにはなかなかない機能だったので、これが基本機能として付いているサイレコは本当に有難いです。

また、１アカウントの使用料が比較的安価だったので、正社員に限らず全従業員にアカウントを付与できる点も決断を後押ししました。

担当者を中心にプロジェクトを進め、わからない点は何度もアクティブ アンド カンパニー（以下、AAC）のサポート担当者の方に教えていただきながら、サイレコの機能と活用方法について理解していきました。

導入作業が進み社内展開をしていくにあたっては、インドネシア語、ミャンマー語、ベトナム語、ネパール語などさまざまな言語に翻訳し通訳も付けて、対面での説明会を開催しました。サイレコそのものの操作がシンプルでわかりやすいこともあり、特にトラブルもなくスムーズに導入できたと思います。

サイレコはスマートフォンからも使用できるので、パソコンを持っていない従業員でも扱うことができ助かりました。導入後に気付いたのですが、外国人労働者の彼らは、日本人よりも給与に対する関心が高く、給料日には必ずサイレコにアクセスして明細を確認する傾向があります。おかげで予想以上にサイレコの利用が習慣化しました。

前述したアラート機能のおかげで、在留資格やパスポートの管理に気を配る必要がなくなりました。また、複数のExcelで情報を管理していると、どのファイルの情報が最新かわかりづらかったのが、今はサイレコを確認するだけで常に最新情報を把握することができるようになりました。“データ入力が仕事になる”傾向にある人事業務において、その手間が省けるのは非常に喜ばしいです。

またワークフロー機能を活用することで、重要な連絡を見落とさなくなりました。例えば、日報の確認や現場間の応援要請、社宅の退去申請など、メールや口頭での伝達では抜け漏れが発生する可能性がありましたが、今はサイレコのワークフロー機能によって、見落とさずにチェックできています。
メールで一人ひとり送っていた給与明細も自動化でき、手間や誤送信の懸念もなくなりました。

今は主に人事担当者が管理していますが、属人的な使い方ではなく各部署の管理者などが状況に応じて必要な情報にアクセスできるような環境を整え、社内全体でサイレコを活用していければと思います。例えば今後は、人事評価の履歴を残すなどして人材育成のための情報活用をしていきたいです。
管理部門としては、定型業務の自動化・効率化を推進し、少しでも生産性を上げて売上創出につながる動きができるようになることが目標です。