当社は創業から50年を迎えましたが、これまで詳細な人事情報をまとめたデータベースを所持しておらず、勤続年数の長い社員の記憶に頼る部分が多くなっていました。しかしこれではほしい情報を引き出すまでに時間がかかり、情報保持者の定年退職や人材の入れ替わりによって不明なことが増えてきたことが課題となっていたんです。

さらに、近年グループの合併や分社などの組織再編が行われたことや、拠点・社員数の増加も重なり、アナログ管理を見直すことにしました。

検討基準としていたのは、費用と使いやすさです。複雑なデータ管理や高度な機能よりも、まずはデータ収集しやすいシステムであることを念頭に探し始めました。アクティブ アンド カンパニーさんに問い合わせたのはネットで人事関係のコラムを読んだことがきっかけです。そこでサイレコの詳細を伺ってみたところ、安価であるにもかかわらず思った以上に機能が充実していた点や、使いやすさに魅力を感じました。

また、営業担当の方による真摯な対応も決め手のひとつです。他システムとの比較や、サイレコでできること・できないことの明確な説明、こちらのやりたいことを実現するための解決策など分かりやすく示していただき、初めてのシステム導入でも安心して任せられると思いました。

一番の課題だった、人事情報の属人化を解消することができました。これまでのように、何かを調べる際に該当部署や責任者等に記憶をたどってもらったり、履歴書を引っ張り出したりという手間がなくなり、簡単に情報を確認できるようになったのは大きな変化です。とくに拠点をまたいだ情報確認は、担当者が休暇をとっている場合はそこで作業がストップして苦労した経験もありますので、システム管理に変えて本当に良かったと思います。
おかげで、役所への提出資料に必要な数字を割り出すのも容易になり、以前は半日ほどかかっていた作業が5～10分で完了するようになりました。

また合併以前の会社ごとで、管理する項目や情報の集め方に違いがあったのですが、それらも必要に応じて統一したり、カスタマイズして別々に管理したりできる機能も重宝しています。

時間や手間の削減だけでなく、費用削減にも貢献しています。

給与明細の電子化に踏み切りサイレコにアップロードするようにしたことで、用紙・封筒・郵送などの費用と、印刷・封入・配布の作業時間を大きく削減でき、概算では年間約 30 万円のコストカットと、月間約10時間の業務時間削減に繋げることができました。

分からない点はサポートセンターに問い合わせて、都度助けていただいたので問題はありませんでした。センターの皆様は知識が豊富で対応能力も高いので、たらい回しになることもなくスムーズに問題を解消してくださいます。

総務・人事部としては、今後も定型業務の自動化をすすめ、その分で生み出した時間を戦略にあてていきたいと考えています。具体的には、制度設計の見直しや労働環境改善への取り組みに注力していくこと、そして社内業務を円滑にするために先手を打った見直しをすすめていきます。

今回導入したサイレコは、そのための核となるシステムです。今後はグループ会社にも展開する予定なので、グループ全体の情報管理体制を整えて、さらなる業務効率化につながることを期待しています。