当社は、スキマ時間で働きたい人と企業とのマッチングを支援する会社です。設立してまだ2年と日が浅く、人事まわりの効率化・自動化が進んでいない状態がつづいていました。

特に課題を感じていたのは、従業員情報が散在していた点です。現在、人事台帳・勤怠・健康診断・社員研修などの情報は、それぞれ別のシステム・ツールで管理しています。今まではそれらの情報を取り出し、Googleスプレッドシート上で管理し直していました。しかし、これではメンテナンスにも工数がかかってしまい、どこに最新の情報があるのか分かりにくく、運用に手間を感じていたのです。

ユーザー側の社員も、自分の情報がどこにあるか分からず、「社員番号が知りたい」「システムのID・PASSが分からなくなった」という問い合わせが人事宛てに頻繁に届いていました。

実はすでに、パーソルグループ全体で共通して使っている人事管理システムがあるのですが、当社には、正社員のほかにも業務委託社員やスキマ時間で働く「シェアフル」サービスのユーザー様など多様な雇用形態の人が在籍しており、既存のシステムでは、全ての情報が管理できずにいました。

そんなときに知ったのが「サイレコ」でした。使いたい機能を自分たちでカスタマイズでき、あらゆる情報を過去分の履歴も含めて一元管理できるサイレコは、グループ共通のシステムのサブシステムとして活用することで、当社の課題にフィットすると感じました。同じような機能をもつ他社のサービスにくらべて、コストが2分の1以下だったのが最終的な導入の決め手です。

まず、勤怠・健康診断・研修といった各システムと、スプレッドシートとの二重管理になっていた点が改善されました。

その一つが労務関連の作業です。以前は、残業時間が多い人をスプレッドシートで洗い出し、個別に注意喚起のメッセージを送っていました。しかし今は、サイレコに勤怠情報を取り込めば、該当者に自動でアラートを届けることができます。部下の勤怠状況を把握する必要があるマネージャーも、サイレコにアクセスすれば一瞬で把握できるのです。

健康診断や研修に関しては、受診・受講したらワークフローで申請するという流れに変えたので、人事のところに自然と情報が集まるようになりました。それまでは、自分からシステムにログインして情報を取りにいかなければ確認できなかったので、これだけでも手間削減になっています。

人事の業務は細かなものから大きなものまでタスクが多いので、一つタスクが減るだけで、非常に有難く感じます。実際に労務まわりの定型業務に関しては、毎月3時間ほどの時間削減につながりました。

物品の管理をサイレコ上でおこなっています。当社には多様な雇用形態の人が在籍しているので、正社員の人・業務委託の人、それぞれに貸与している物品を正しく把握するために、サイレコのワークフローを活用しているのです。また、人に紐づかない共有物品や予備物品をふくめた全物品の資産台帳管理を、サイレコ上で実現できるよう設定を進めているところです。

この物品管理については、アクティブ アンド カンパニーの担当者の方にかなり抽象的なご相談をしてしまったのですが、実現化させる方法をご提案いただき、たいへん助かりました。

人事情報を一元管理したい、定型業務を自動化したい企業。また、人事業務を小規模で回している企業などにおすすめです。実際に当社も人事担当者が二人しかおらず、そのうち一人は他業務と兼務しているので実質1.5人で回しています。導入にあたっては初期設定に時間を要しますが、アクティブ アンド カンパニーの担当者の方が非常に丁寧に伴走してくださったので、とても心強かったです。また、物品管理の件もそうですが、こちらが実現したいことを丁寧にヒアリングしてくださり、サイレコで実現できるよう導いてくださったのも有難かったです。

不安や心配がある人事担当者の方は、一度アクティブ アンド カンパニーさんにお話を伺ってみると安心すると思います。

今後は、より社員の顔と名前が一致してスムーズに連携し合える組織づくりを進めていきたいです。リモートワークなどの多様な働き方がひろがっていくにつれて、全国で働いている社員の顔がなかなか一致せず、どなたが何の業務をされているのか把握するのに時間がかかるといった状況も増えてきています。だからこそ、サイレコを見れば社員の顔や名前、どんなスキルを持っている人なのかが分かる状態を整えていきたい。そうすることで、「社員にとって居心地の良い職場づくり」を推進していくことが今後の目標です。