当時は、従業員数がちょうど100名を超えるタイミングだったと思います。それ以前はすべての情報を紙で管理し、ファイルに保存していたのですが、必要な際に引き出しの中から該当するファイルを探し、情報を見つけ出すという行程に一苦労していたのです。また、紛失や漏えいなどの危険性もあり不安を抱えていました。

他にも従業員リストはExcelで管理していましたが、入退社の情報をこまめに更新していても、実際の従業員数と合わないことがあり、やはり正確な情報管理のためにはシステム化が必要だと感じていました。

もともと使用していた勤怠管理システムの代理店企業に、当時の弊社の状況を相談し、紹介してもらえたのがサイレコでした。そこで無料トライアルをさせていただいたところ、基本的な管理項目だけでなく、弊社が管理したい独自の項目まで自由設計できるなどの応用が効き、操作性も問題ないと感じたので導入を決めました。

前から使用していた勤怠管理システムと連携できた点も決め手のひとつです。

導入に際しては、アクティブ アンド カンパニー（以下、AAC）に導入代行を依頼したこともあり、特に手こずることもなく稼働に漕ぎつくことができました。社内に展開する際も、従業員に自身の情報入力と写真のアップロードをアナウンスするくらいで、スムーズに稼働できたと思います。こうして無事に、第一ステップとしての人事情報管理のシステム化は達成できました。

次は第二ステップとして、人事評価機能もサイレコに集約することにしました。以前まで使っていた考課システムの内容をサイレコ内で再現し、より一元化を図ろうとしました。ですが、評価結果の開示において、弊社が想定していた開示範囲をサイレコでは設定できないことがわかり、この点においてはAACの担当者の方と話し合いを重ねました。結果的に、代替案を提示していただき今はある程度滞りなく評価することができています。

その他にも中間面談の内容を反映したいなどの要望をたくさん相談させていただき、その都度設定のサポートや代替案の提示、サイレコ自体のバージョンアップなどによって、どんどん使いやすくなってきているのを感じます。

例えば入社時の情報登録の面で、以前より格段に手間がなくなったのを感じます。前は記入用紙の配布や回収など一人ひとりとやりとりが発生していましたが、今はワークフロー機能で情報を申請してもらうだけ。進捗状況が一目でわかるようになり、管理しやすくなりました。従業員にとっても、どこに何を提出すればよいかが明確になったことはメリットだと思います。

約２年のサイレコユーザーになりますが、前述したようにサイレコは少しずつバージョンアップを重ねています。これはAACの担当者の方が、各お客様からの要望に真摯に向き合ってきたからこその進化だと感じますね。

サイレコを導入したことで、従業員情報の収集や管理のしやすさは格段に上がりましたが、正直まだまだ社内で活用できる余地があると思っています。今後は研修内容の受講履歴などを記録して、人材育成の面でより情報活用できるようにしていきたいです。

弊社は今後も、人材を継続的に採用していく予定です。採用までの道のりは簡単ではありませんが、入社した後の育成も簡単ではなく長期的に見ていく必要があります。その点を、目に見える情報として蓄積していけるのがサイレコです。より戦略的な活用ができるよう、これからもAACの担当者の方にはいろいろとご相談させていただきたいです。