当社ではDXを推進する中で、社長より「評価ソフトの購入を検討してはどうか」との提案がありました。昨年より目標管理においてはエクセルで作成したフォームを用い、メールでの提出に変更しました。決定した目標には保護をかけて対応していますが、資料の配布・回収・データの取りまとめといった業務が都度発生し、各部門の管理職も課員へのメール配信や回収対応を行っているのが現状です。

このような運用は、ペーパーレス化やデータ管理の観点では一定の効果があるものの、紙による配布と比較して、メールでのやり取りやファイル管理にかかる手間が大きく、かえって業務負担が増加している側面もあります。

これら一連のプロセスを自動化・システム化することで、業務の効率化と担当者の負担軽減が期待されます。また、評価におけるフィードバックについては、これまで希望者のみに限定して実施していましたが、昨年よりエクセルデータでの管理に移行したことにより、フィードバックがしやすくなりました。しかしながら、現時点ではその運用がうまく機能していないのが現状です。

サイレコは評価機能に加えて、ワークフローや従業員の基本情報管理などが、オプションではなく基本機能として利用できる点が大きな魅力でした。DX・ペーパーレス化を進める上で、多様な機能を活用できることが導入の決め手です。

また、営業担当の方の対応も非常に好印象でした。質問しやすく、相談しやすい雰囲気があり、導入後も安心してサポートをお願いできると感じました。システムは導入して終わりではなく、長いお付き合いになるものですから、サポート体制や担当者の人柄も重要なポイントだったと思います。

現在、給与ソフトと人事管理ソフトが連携されておらず、人事情報の一元管理ができていない状況です。さらに、勤怠以外の申請書類については、ほとんどが紙ベースで運用されており、そのため担当者以外には書類の所在が分かりにくく、必要な書類を探すのに時間がかかるといった課題があります。これらの課題を解消することで、業務の効率化および情報の可視化が進み、全体的な業務負担の軽減が期待されます。

さらに、アラート機能を活用することで、該当者に必要な通知を確実に届けることも可能になり、業務の抜け漏れ防止や対応の迅速化につながると考えています。また、基準日を設定することで、情報を時系列で管理でき、検索も簡単になります。例えば、1カ月後に昇給する社員の情報を事前に登録しておくことも可能です。こうした機能を活用することで、業務の効率化が進み、より有効に時間を使えるようになると期待しています。

また、項目ごとに社員本人に編集権限を付与することができるため、例えば、家族情報や緊急連絡先などの個人情報を社員自身が更新できるようにすることで、人事部を介さずに正確な情報を収集できます。これにより、情報の基盤を整え、いざという時に迅速に対応できる環境をつくりたいと考えています。

これまで管理部が評価シートをコピーして配布・回収していた作業を、サイレコ上で一次評価者、二次評価者へとスムーズに回せるようになるため、時間や印刷コストを削減できます。小さなことでも、こうした効率化の積み重ねによって捻出できた時間を、他の業務に費やしていきたいです。

また、評価される社員にとっても利点があります。これまでは評価結果のフィードバックを希望者のみに開示していましたが、今後はサイレコにログインすることで、自分の評価結果を直接確認できるようになります。これにより、何が評価されているのか、どの部分を伸ばせば昇給につながるのかを自ら把握できるようになるのです。一人ひとりが評価に関心を持つきっかけとなり、モチベーション向上にもつながると期待しています。

今後の目標は、サイレコを活用して人事管理を一元化し、DX・ペーパーレス化をさらに推進することです。一度にすべてを変えるのは難しいかもしれませんが、サイレコには業務効率化を支援する多様な機能が備わっています。

まずは、自社の業務に最適な活用方法をさらに深め、最大限に生かしていきたいです。まだまだ活用しきれていない点も多いと思いますので、これからもアクティブ アンド カンパニーの担当者の方にいろいろとアドバイスをいただければと思います。