きっかけは、おおきく２つありました。一つは、社内の“人事”業務を、より明確にしていこうというタイミングだったこと。もう一つは、既存システムの導入を担当した社員が退職していて、ほとんど活用できていない状態だったことです。
そこで、システム機能の見直しやランニングコストの洗い出しをおこなったところ、コストに見合った使い方ができていないことがわかり、システム移行の検討を始めました。

システムを見直した結果、まず勤怠管理システムKING OF TIMEを導入することを決めました。そこでKING OF TIMEと連携できる人事管理システムを探していたところ、連携実績の多いサイレコを知ったのです。
サイレコは、人事担当者の工数削減につながる機能が充実していて、ランニングコストも以前のシステムより安価なのが魅力でした。実際にデモンストレーションを試して、できること、できないことを確認したうえで、これなら導入する価値があると思い導入を決めました。

評価機能の設定にこだわりました。これまでの評価はExcelシートでおこなっていたのですが、システム移行をするにあたり、社員が混乱しないよう、ほぼオーダーメイドで調整を繰り返し完成させました。アクティブ アンド カンパニーの担当者の方にも丁寧にサポートしていただき、スムーズに移行できる形を整えることができて安心しています。
実際の運用はこれからですが、今まで各部署でバラバラだった運用フローも統一できるようになると思います。

担当者としては、人事情報に基準日を設けることで、過去をさかのぼりやすくなったことが大きな変化です。たとえばある従業員の一つ前の住所を確認したいとき、履歴をさかのぼればすぐに情報を取り出せます。おかげで人に紐づいた情報を見つけやすくなりました。
また、離れた拠点からの申請作業もメールでやりとりする必要がなくなり、サイレコ上のワークフローで完結できるようになりました。これまでは人事担当者が手入力で管理していたので、そういう工数削減の効果も今度さらに実感できるのではと期待しています。

実は、担当者の工数が削減されることと同じくらい、社員一人一人の意識改革にも期待しています。今まではどうしても「人事に任せておけば大丈夫」という雰囲気があり、情報に抜け漏れがあったり、口頭で変更を頼まれることもあったりしました。
ですが昨今のコロナ禍で経験したように、いつどのような出勤体制になるかわかりません。実際に、従業員の緊急連絡先が古いままになっていて、連絡がつかず困ったという経験もありました。
今後はより、「自分たちの情報は自分たちで正しく管理する」という個人の意識が、重要になってくると思います。そのためにも、サイレコをとおして自分の情報に触れる機会を増やすことで、社員の意識にも変化が起きることを期待しています。

今回サイレコを導入したことで、社内の「人」に関する情報の出発点が整ったので、ここを起点に勤怠や給与、会計などと連携できる体制を整えていきたいと思います。そうして、人に関する情報資産の蓄積場所としてサイレコを活用していくことが目標です。
また、評価制度や運用なども見直して、より社員の能力が評価されやすい体制づくりにも力を入れていきたいと思います。