もともと別の勤怠管理システムを使用していましたが、機能面が不自由だったところや、新型コロナウイルス感染症の拡大防止策として開始した時差出勤や在宅勤務に対応しきれないところがあり、不便さを感じていました。

特に課題だったのが、1日２つ以上の申請がシステム上でできなかったことです。たとえば時間休を申請した後に出張の予定が入った場合は、どちらかを紙で申請するしかありませんでした。これだと判子による承認行程も発生してしまい、総務課だけでなく職員にとっても手間がかかっていました。

また、３６協定のアラート設定も当協会の運用にそぐわない状態だったことや、操作性に優れないと感じるところもあったため、より我々のニーズに合った勤怠管理システムを検討し始めました。

勤怠管理システムの切り替えにあたり、ネットで調べたり総務関連の展示会に足を運んだりしながら複数のシステムを比較検討しました。その中でも、KING OF TIMEは当協会の課題を解決できる機能が揃っていると感じました。また、操作画面がシンプルで直感的にわかりやすかったことや、打刻方法がFeliCaカードやスマートフォンアプリ、顔認証など豊富にあることも魅力でした。

最終的にはKING OF TIMEに候補を絞り、以前より接点があったアクティブ アンド カンパニーさんに相談させていただきました。勤怠管理システムの切替に伴う不安はありましたが、導入の際の初期設定や操作方法を含め、手厚いサポートをしてもらえると感じお願いすることにいたしました。

全ての申請・承認作業が勤怠システム上で完結できるようになったのが一番の変化です。以前は、紙で届いた申請書を勤怠システムに反映するための作業に、多い時は一日30分。また、Excelで作成した翌月の勤務シフトを月末に勤怠システムに反映するための作業に2時間ほど時間を取られていました。ですが、KING OF TIME導入後は、このようなマニュアル作業がなくなったおかげでかなりの労力と時間が削減できました。

月末・月初はルーチンワークが多く、総務課にとっては一番忙しいとき。業務効率化と生産性向上が最大の課題でした。今回、KING OF TIMEにより勤怠集計作業を効率化できたおかげで給与との連携も楽になり、月末のルーチンワークにかかる時間が合計4時間ほど短縮できたと思います。

また、職員の出勤状況をデータとして取り出す作業も容易になり、出勤比率の管理も楽になりました。操作画面の視認性も高いので、ストレスなく作業できています。

とても心強かったです。複雑な設定作業はもちろん、スケジュール管理もお任せしていたので、担当者の方の指示に沿って作業していけば予定通りに導入できるという安心感がありました。

当協会の就業規則や現在の勤怠状況を加味した上で設定を進めていく中で新たな課題が出てくることもありましたが、その度に担当者の方がメリット・デメリットを示しながら最善策を提案してくださったことも良かったです。

設定代行以外にも、職員や管理職向けの説明会もアクティブ アンド カンパニーさんにお願いしました。感染予防の観点から直接お会いするのが難しかったため、WEB説明会に切り替えたり、説明動画を作成していただいたり等、柔軟に対応いただけたことも非常に有り難かったです。

また、マニュアル作成もお願いしましたが、設定が複雑多岐にわたることから汎用マニュアルだけでは補えない部分を補足していただき、当会独自のマニュアルを作成くださったことも大変助かりました。スムーズな運用開始のためにも、設定代行をはじめ、これらのオプションを頼んで良かったと思います。

一番の目標は、職員が働きやすい環境を整えていくことです。そのために総務の立場からは、柔軟な働き方を取り入れやすい環境作りに力を入れていきたいと思っています。今回導入したKING OF TIMEは、まさにこういった取り組みを後押ししてくれるシステムだと感じておりますし、実際に時差出勤やリモートワークを推進することができました。

我々日本下水道協会は、東京都が実施している「TOKYO働き方改革宣言企業」として承認されていますので、今後もシステムによる効率化などを進めながら、職員のライフワークバランスの実現を後押ししていきます。