以前は、人事情報を各担当者がそれぞれ管理していたため、情報が点在している状態でした。担当者が不在のときは情報を取り出すのに時間も労力もかかり、日頃から課題に感じていました。
例えば、当社が共育の一環として一番に力を入れている社員研修においては研修履歴がまとまっておらず、研修を構築していく上で作業効率が非常に下がっていました。
そこで管理方法を統一して作業時間を大きく短縮できるよう、蓄積した人事情報を人事施策に活かしていけるようなシステムを探し始めました。

いくつかのサービスを検討する中でサイレコの資料を請求し、営業の方とやりとりさせていただいたのですが、初歩的な質問にもわかりやすく答えてくださりとても好印象でした。試用期間も手厚いフォローが徹底されていて、安心して導入・運用できると確信しました。

機能面においても、当社がやりたいと思っていた情報の一元化はもちろん、管理項目のカスタマイズ性、ワークフローやアラートなどの豊富な機能に魅力を感じ導入を決めました。

ワークフローの承認ルート設定に注力しました。複数あるルートが問題なく稼働するようアクティブ アンド カンパニーの担当者さんに何度か相談させていただき、より見やすい設定方法などをアドバイスいただけて有難かったです。私のつたない説明を汲み取ってくださり、先を読んだ提案までいただけてとても助かりました。

また、年に1度社員から収集する自己申告書類も、サイレコで配布・回収できるように。進捗管理や未提出者への催促も自動でできるため、さらなる効率化にも期待しています。

一番変化を感じているのはペーパレス化による作業効率の向上です。

現在、一部の部署で電子給与明細を導入してみましたが、サイレコにデータを流し込むだけで明細が発行できてとても楽になりました。以前は印刷や封入作業に時間をとられ、また情報漏洩がないよう気を張っていましたが、それらの懸念がなくなったことは大きな変化です。産休・育休中の社員との書類のやりとりもサイレコ上で完結でき、ペーパレス化とタイムラグ解消の効果を実感しています。

これまでは、離れた事業所とのやりとりに関しては郵送期間を考慮して締め切り日を逆算する必要があったのですが、今はオンラインで完結できるため締め切り日を統一することができました。情報の差がなくなったことで、管理者側だけでなく社員にとっても混乱がなくなったと思います。
負担が軽減したぶん、今はその他の業務に時間を割けるようになりました。

直近の目標は、サイレコによる情報管理を定着させ、給与明細電子化を全社的に展開するなど活用を進めることです。それと同時に、ユーザーである社員にとっても使いやすい運用を心がけていきます。実際に、社員から管理項目の追加など提案や感想をもらっているので、そういった声も反映しながら社員に寄り添ったシステム運用を実現させたいです。
そしてサイレコによって連携した人事情報を活用し、社員一人ひとりに合った共育支援に力を入れていくなど、人事施策に活かしていきたいと思います。