以前は、人事情報を主にExcelで管理していました。ですがデータが一元化されていなかったため、組織変更や入退社があったときなど、一つのデータを変えたら別のデータも変えなければいけないなどの手間がかかっていたのです。
またワークフローの申請方法も、紙申請だったりメールでの連絡だったりと統一されておらず、抜け漏れが発生しやすい状態になっていました。

サイレコは、管理項目を自由に作れるなどのカスタマイズ性が高く、自社に合わせた活用がしやすいのが魅力でした。コスト的にも導入しやすく、難しい分析機能よりもまずは人事情報をデータ化して業務改善につなげたいという当社の希望とマッチしていたのです。
そして何より、サイレコとKOTの連携が可能だったことが決め手となり、同時に導入することを決めました。

これまで使用していた紙のワークフローを、そのままサイレコ上に再現する設定にこだわりました。なるべく見た目の変更がないように気を配り、システム移行後もスムーズに展開できるようにしたかったのです。
当社の場合、ワークフローのルート設定が組織図通りとは限らないので細かな設定をしなければならず大変でしたが、申請者側にとっては一度申請してしまえば自動でルートが回るので、以前より楽になったのではないかと思います。実際に、導入してから使用方法の問い合わせが来ることはほとんどなく、皆スムーズに使えているようです。
設定の際は、アクティブ アンド カンパニーの担当者の方に何度も連絡をさせていただきましたが、いつも迅速に対応してくださったおかげでスピーディな導入につながりました。

導入してみて感じたのは、社員一人一人が今の自分の登録内容を確認できることの大切さです。今までは、自分の登録情報をあらためて確認する機会がなかったからか、情報が古いままになっているケースもあったのです。でも今は、変更したいと思ったときに自分で変更して申請するだけ。これで最新の社員情報が正確に集まりやすくなったと感じます。
また、当社には年に一度、社員が指定した記念日にフラワーアレンジメントを届ける制度があるのですが、その届け先や指定日の設定もサイレコ上でできるようにしました。こういう細かな情報も本人が気軽に修正できるようになって良かったです。

以前は確認漏れしやすい状態になっていたワークフロー管理も、今はシステム上で確認できるようになったおかげで、総務部の全員が申請状況を確認することができています。
こういった業務の一つ一つをミスなく処理することが、会社と社員との信頼関係につながると思うので、そこを改善できたのは大きいです。
また入社時の手続きも、事前にサイレコに登録してもらうよう連絡さえすれば、入社前に面倒な手続きが完了します。これで入社後にバタバタと書類のやりとりをする手間がなくなったのも嬉しい変化です。

とてもスムーズに連携できています。サイレコで変更した社員情報が自動的にKOTにも反映されるので、二度手間にならず効率的ですし、情報の整合性がいつでもとれているという安心感があります。

そして想像以上に大きな変化を感じているのは、給与明細を電子化したことによるコストと作業時間の削減効果です。コロナ禍で在宅ワークになった社員がいることもあり、明細を一つ一つ郵送するのに労力を使っていましたが、それがすべて電子化できたおかげで作業が楽になりました。紙のときは郵送作業などに半日ほど時間を割いていたのですが、今は振込用データを作成する30分程で作業はほぼ完了です。郵送費も人件費も削減できました。

今回サイレコとKOTを導入したことで、社員情報の蓄積が可能になり、誰がどのような経歴や研修履歴をもっていて、どのような異動をたどってきたのかなどが見やすくなりました。こうした情報を蓄えていくことで、今後の人事制度や教育研修などに活かしていくことが次の目標です。
そのためにも、まずは社内全体でサイレコに正しい情報を蓄積していこうという意識をひろげていきたいと思います。