目まぐるしく変化する経済環境の中で、企業の人事部門の重要性は増しています。人事部門は従来通りの労務管理だけに留まらず、組織・人的資源の活用を最適化・最大化する役割が求められています。具体例としては、次の6つになります。

・働き方改革
・人事制度の再設計
・同一労働・同一賃金の対応
・採用方法の見直し
・教育体系の構築
・人材の最適配置

この人事部門への要求に対し、具体的には何を実現することを目指すのか、その事業所に適した目標の設定は難しいものです。設定した目標の実現に向けて、社内外のリソースを活用してどのような体制を構築すればよいのでしょうか。ここでは、まず一般的な給与計算業務を例として、課題を見出します。その上で、労務管理に共通する「3しづらい」に着目し、それぞれの解決ポイントを探ります。

人事部門の主な業務の一つが給与計算業務です。その中には、勤怠情報の収集や税・保険関連の対応、給与計算、各種届出手続きなど、従業員や各種機関への対応を含む多様かつ複雑なフローがあり、煩雑化しています。煩雑化しているポイントは事業所によりますが、典型的なポイントは次の5つです。

勤怠確定

給与計算をするには勤怠情報を確定する必要がありますが、タイムカードの集まりが遅かったり、タイムカードデータに間違いがあるなど、確定がなかなかできず、給与計算が実施できない状況が発生する可能性があります。

休暇申請管理

休暇申請が上がっていないものの実際には休暇を取っているケースや、申請内容（日付や休暇の種類）に誤りがあるなど、休暇取得状況の把握に時間が取られ、給与計算が実施できない状況もあります。

有給休暇管理

中小規模事業所によく見られるいつでも入社できる環境、すなわち月中、月末など月初にこだわらない入社環境では、有給休暇の起算日が入社日になっていることで、以降の有給休暇の付与や利用による控除管理が煩雑になります。入社日（起算日）を月初に揃える事業所でも、以後の付与月は従業によって変わりますので同様に煩雑化します。

無理な規程への対応

給与規程は存在するものの、基準や定義が曖昧になっており、実際には属人的な運用がなされていて、処理がブラックボックス化してしまうことがあります。また、経済環境に応じて会社自体が変化しているにも関わらず、規程が改定されずに現状とミスマッチが生じ、可視化されていないルールで場当たり的に対応されている状況では煩雑化は避けられません。

古い処理フローによる無理な運用

中小規模事業所では、創業当初の支給サイクルにこだわった運用がなされているケースがあります。人員数が増えた場合や規程や制度が変わった場合、給与計算は複雑化し、より多くの時間を必要とします。支給サイクルから決まる処理スケジュールでは十分な処理日数が確保されず、物理的に不可能に近い処理フローを無理に実現するために、人事部門に業務過多が生じてしまいます。

中小規模事業所で給与計算を行う体制は、少人数やワンオペになっているのが実態です。ただでさえ業務が多い状況に、前述した煩雑化ポイントが多重に業務の遂行を妨げてしまうのです。人事担当者は従業員と勤怠管理システム、そして、給与システムの間で可視化されないルールや無理な処理日程に追われながら、回収・処理・チェック作業、データ出力作業を実質ワンオペ体制で実施しています。

会社の発展のためには、会社のコア業務（教育・採用・配置・評価）での活躍が期待されている人事部門を労務管理・給与業務の煩雑さから解放することが大切です。人事部門が労務管理に抱える「3しづらい」を可視化して、解決のヒントを見つけましょう。

しづらい1「情報を回収・更新しづらい」

身上異動の届出が書面で行われるため、回収・入力に手間がかかっているケースが多いようです。

しづらい2「変更情報がわかりづらい」

毎月の身上異動情報などの確認に手間がかかっているケースも多いです。

しづらい3「データ連携しづらい」

システム同士がつながっていないためにデータ連携に手間がかかってしまうケースは、給与計算に独自システムを採用している会社で多く見られます。

中小規模事業所の人事部門の多くが抱えている「しづらい」労務管理が確認できたところで、その解決ポイントを見ていきましょう。

しづらい1の「情報を回収・更新しづらい」の問題は、届出が書面で行われているために、申請承認作業に時間がかかる、回収後の転記作業が発生する、誤記の修正確認にさらに手間がかかるなどです。届出をWEB上で行うことで申請承認、回収や更新を自動化できます。

しづらい2の「変更情報がわかりづらい」の問題は、従業員数や入退社数が多くなればなるほどひと月当たりの更新情報量が多くなるために、月末月初の更新情報の確認に手間がかかります。WEBで提出された届出情報と古い情報を自動で比較し、身上異動情報を一括抽出し、確認の手間を短縮できます。

しづらい3の「データ連携しづらい」は、従業員と複数のシステムを人事担当者が直接人力で連携している点に起因しています。WEB上で行われる届出情報と勤怠管理システム、そして給与システムを自動で連携することにより、情報更新の時間を短縮します。

この3つの解決ポイントを実現する最低限の人事システムを従業員、勤怠管理システム、給与管理システムの間にハブとなるように設置することで、人事担当者は人事システム上に自動更新される情報の管理のみを行えば良くなり、少人数体制でも最大限の生産性を実現し、コア業務へ注力することが可能になります。

この記事では、中小規模事業所の人事部門のコア業務の足かせとなっている、給与計算・労務管理の「煩雑化ポイント」「3しづらい」を取り上げました。そのポイントを適切にWEB化などで自動化することで、属人化を解消し、効果的に解決できる可能性があります。古い処理フローを人事部門に課し続けて業務過多に陥らせないように、給与計算業務の3しづらいを解決することが、会社の継続的な発展につながるでしょう。